Introduction

Yanis écrit à l’assistant : « Fais-moi une annonce pour un technicien. » Il reçoit un texte passe-partout. Il se dit qu’il lui faudrait donner plus d’éléments. Sa deuxième tentative commence par coller le dossier du dernier technicien parti, afin que l’outil « comprenne bien le poste ».

Hélène l’arrête : il a raison sur le besoin et tort sur le moyen. Un bon contexte ne passe pas par des données personnelles.

Ce chapitre donne une méthode simple pour obtenir de meilleures réponses, sans exposer un candidat ni un salarié. Pour aller plus loin, le parcours Claude détaille comment bien formuler ses demandes.

1. Une demande en quatre éléments

Élément	La question à se poser	Exemple RH
Contexte	Dans quelle situation suis-je ?	« PME industrielle de 85 salariés, recrutement d’un technicien de maintenance »
Objectif	Que dois-je obtenir, pour quel usage ?	« Une annonce pour notre site, qui attire des profils expérimentés »
Contraintes	Quelles limites respecter ?	« 200 mots, pas de critère sans lien avec le poste, français simple »
Format	Sous quelle forme ?	« Titre, missions en 5 points, profil, ce que nous offrons »

La demande de Yanis, réécrite :

« Je suis chargé de recrutement dans une PME industrielle de 85 salariés. Nous recrutons un technicien de maintenance en horaires de journée. Rédige une annonce pour notre site, afin d’attirer des profils ayant une expérience en maintenance préventive. 200 mots au plus, français simple, aucun critère sans lien avec le poste. Présente : titre, missions en 5 points, profil, ce que nous offrons. Laisse entre crochets ce que je dois compléter. »

La réponse n’est pas parfaite. Elle est utilisable. Aucune personne n’y figure.

Avec l’IA. Prenez une demande que vous avez déjà faite. Écrivez à côté les quatre éléments, puis comparez les deux réponses. Notez ce qui a réellement changé le résultat.

Exemples :

• Trop vague : « Fais un mail aux candidats. »
• Mieux : « Rédige un accusé de réception de candidature, 80 mots, ton courtois, avec un délai de réponse entre crochets. »
• Format utile : « Présente le résultat en tableau à trois colonnes : étape, responsable, délai. »

2. Retirer ce qui n’est pas nécessaire

Avant d’envoyer, relisez votre demande avec une question : qu’est-ce qui permettrait de reconnaître quelqu’un ? Le chapitre 2.1 donne les règles. Voici quatre gestes concrets :

1. Décrivez le poste, pas la personne : compétences, missions, contexte.
2. Utilisez des crochets : [nom], [date], [service], à compléter hors de l’outil.
3. Inventez un profil quand vous avez besoin d’un exemple.
4. Généralisez : « une PME industrielle » plutôt que le nom de l’entreprise.

À éviter	À écrire
« Voici le CV de Julien Morel. Prépare son entretien. »	« Prépare un entretien pour un poste de technicien : compétences à explorer et questions. »
« Marie, de la compta, est absente depuis trois mois pour burn-out. »	« Prépare un plan d’accueil après une longue absence, sans préciser le motif. »
« Voici les notes de l’entretien de Thomas. »	« Voici une grille vierge. Propose une façon de présenter des notes factuelles. »

Un profil fictif ne doit pas être un cas réel maquillé. Pour vous entraîner, partez d’un cas réellement inventé, sans reprendre le parcours ni les dates d’une vraie personne.

Avec l’IA. Demandez à l’outil de créer le cas : « Invente trois profils de techniciens, avec des parcours variés et aucun élément relatif à la santé, à la famille ou à l’origine. » Servez-vous-en pour tester votre grille d’entretien.

Exemples :

• Crochets : « Bonjour [Prénom], nous avons bien reçu votre candidature au poste de [poste]. »
• Inventé : « Samia, 8 ans en maintenance dans une entreprise fictive. »
• Généralisé : « un atelier d’une vingtaine de personnes » plutôt que le nom de l’atelier.

3. Demander plusieurs propositions

La première réponse n’est pas forcément la meilleure. Demandez plusieurs versions et faites préciser leurs différences.

« Propose trois versions de cette annonce : une très factuelle, une plus chaleureuse, une orientée sur les conditions de travail. Pour chacune, indique le public qu’elle risque de moins convaincre. »

Vous gagnez deux choses : une vraie comparaison et une liste de points à arbitrer. Le choix reste le vôtre : il n’y a rien à déléguer dans la décision d’adopter un ton.

Les améliorations se font pas à pas. Plutôt que de tout refaire, précisez ce qui ne va pas : « Trop long. Garde les missions, retire les adjectifs, ajoute les horaires. » Si la conversation dérive, recommencez dans une nouvelle fenêtre, avec votre demande améliorée.

Exemples :

• Trois tons pour un message sur le télétravail.
• Deux formats pour une procédure : liste de contrôle et schéma d’étapes.
• Une version courte pour le panneau d’affichage, une version complète pour l’intranet.

4. Faire expliciter les incertitudes

Un assistant répond souvent sans signaler ses doutes. Demandez-lui de les dire, dès la demande ou juste après.

Trois formules utiles :

• « Indique ce que tu as supposé parce que je ne l’ai pas précisé. »
• « Signale ce qui dépend de la convention collective ou d’un accord d’entreprise. »
• « Pose-moi jusqu’à trois questions avant de répondre, si un élément te manque. »

Pour les questions de droit, ajoutez :

« Pour chaque règle, donne la source officielle avec son lien. Si tu n’en es pas sûr, dis-le au lieu d’en inventer une. »

Cela ne garantit rien : l’outil peut encore se tromper, y compris sur ses incertitudes. Vous obtenez seulement une liste de points à contrôler, ce qui prépare le chapitre 3.2.

Exemples :

• Hypothèse révélée : l’outil supposait un temps plein et un contrat à durée indéterminée.
• Dépendance : la durée de la période d’essai à vérifier dans la convention collective.
• Question préalable : « Le poste comporte-t-il des astreintes ? »

5. Construire sa bibliothèque de demandes

Une bonne demande sert plusieurs fois. Rangez-la sous forme de gabarit, avec des crochets.

Un gabarit tient en quelques lignes :

Nom : annonce de recrutement. Contexte : [type d’entreprise], [poste], [conditions]. Objectif : attirer [profil]. Contraintes : [longueur], français simple, aucun critère sans lien avec le poste. Format : titre, missions, profil, ce que nous offrons. Vérifications : critères liés au poste, mentions interdites, informations exactes.

Trois règles d’équipe :

• un seul endroit partagé, validé par une personne ;
• aucun exemple réel dans les gabarits ;
• une date de relecture, car les outils et les règles changent.

Hélène en rédige dix avec Yanis : annonce, accusé de réception, grille d’entretien, message de refus, FAQ, note de service, checklist d’accueil, trame de procédure, plan de formation, résumé de document. La page 9 du carnet vous donne un modèle.

Avec l’IA. Donnez à l’outil votre meilleure demande et dites : « Transforme-la en gabarit réutilisable, avec des crochets pour ce qui change, sans aucune donnée personnelle. »

Exemples :

• Gabarit : « Rédige un message de refus pour le poste [poste], 80 mots, sans motif personnel. »
• Vérification : chaque gabarit se termine par la liste de ce qu’il faut contrôler.
• Revue : chaque semestre, Hélène retire les gabarits qui ne servent plus.

Résumé

Une bonne demande réunit quatre éléments : le contexte, l’objectif, les contraintes et le format. Un bon contexte décrit le poste et la situation, pas une personne.

Avant d’envoyer, retirez ce qui permet de reconnaître quelqu’un : utilisez des crochets, un profil réellement fictif ou une description générale.

Demandez plusieurs propositions, améliorez pas à pas et faites expliciter les hypothèses et les incertitudes. Rangez enfin vos meilleures demandes en gabarits validés, avec leurs vérifications.

Questions fréquentes

Faut-il apprendre des formules magiques ?

Non. Les quatre éléments suffisent à obtenir beaucoup. Le reste vient avec la pratique et les améliorations successives.

Une demande plus longue est-elle toujours meilleure ?

Non. Elle doit être précise. Ajoutez ce qui change le résultat, retirez le reste, surtout les données inutiles.

Faut-il donner un rôle à l’outil ?

Cela peut aider à fixer le ton et le niveau de détail, par exemple « réponds comme un formateur RH ». Ne le prenez pas pour une garantie d’expertise.

Peut-on partager des demandes avec les managers ?

Oui, si elles sont validées, sans donnée réelle et accompagnées de leur liste de vérifications.

Termes clés

• Demande : ce que l’on écrit à l’outil pour obtenir un résultat.
• Contexte : éléments de situation utiles à la réponse.
• Contrainte : limite à respecter, comme une longueur ou un ton.
• Format de réponse : forme attendue du résultat, comme un tableau ou une liste.
• Profil fictif : personne inventée pour un exemple, sans lien avec un cas réel.
• Gabarit : demande réutilisable, avec des crochets pour ce qui change.
• Itération : amélioration d’une réponse par des précisions successives.

Références

• Acadigit — Description : bien formuler ses demandes
• Acadigit — Données RH : anonymiser, pseudonymiser ou inventer

QCM (une seule bonne réponse par question)

Question 1 — Quels sont les quatre éléments d’une demande ?

1. Nom, âge, poste, salaire
2. Contexte, objectif, contraintes, format
3. Outil, prix, durée, licence

Question 2 — Pour donner du contexte sur un poste, vous décrivez :

1. Le dossier du dernier salarié parti
2. Les absences de l’équipe
3. Les missions et les compétences attendues

Question 3 — Des crochets comme [Prénom] servent à :

1. Compléter les éléments personnels hors de l’outil
2. Améliorer le référencement
3. Protéger un document par mot de passe

Question 4 — Un vrai dossier dont on a changé le prénom est :

1. Un profil fictif
2. Un cas réel maquillé
3. Une donnée anonyme

Question 5 — Demander trois versions d’un texte permet :

1. De comparer et de garder le choix
2. De supprimer toute relecture
3. De rendre la réponse exacte

Question 6 — Pour faire apparaître les hypothèses de l’outil, vous demandez :

1. De répondre plus vite
2. D’utiliser plus d’adjectifs
3. Ce qu’il a supposé parce que vous ne l’avez pas précisé

Question 7 — Demander une source officielle à l’outil :

1. Garantit l’exactitude
2. Donne un élément à vérifier, sans rien garantir
3. Dispense de lire la règle

Question 8 — Un bon gabarit d’équipe contient :

1. Des crochets et une liste de vérifications
2. Des exemples tirés de vrais dossiers
3. Le mot de passe de l’outil

Voir les réponses et les explications

Réponses : 1→2 · 2→3 · 3→1 · 4→2 · 5→1 · 6→3 · 7→2 · 8→1

Explications.

1. Ce sont les éléments de la partie 1.
2. Le poste fournit le contexte, sans personne.
3. Les éléments personnels restent hors de l’assistant.
4. Les faits permettent de reconnaître la personne.
5. Vous comparez et vous décidez.
6. C’est l’une des trois formules de la partie 4.
7. Une source citée peut être fausse ou mal comprise.
8. Il se réutilise et rappelle ce qu’il faut contrôler.

Exercices

Exercice — Votre première instruction (3 min) Cas fictif : une PME de services recrute un assistant administratif. Écrivez une demande complète pour obtenir une trame de grille d’entretien, sans aucune donnée personnelle. Vérifiez la présence des quatre éléments.

Corrections des exercices

Exercice — Une version possible : « Je suis responsable RH d’une PME de services de 40 salariés. Nous recrutons un assistant administratif. Prépare une grille d’entretien pour comparer les candidats sur les mêmes critères. Pas plus de six critères, tous liés au poste, sans question sur la vie privée. Présente un tableau : critère, question, éléments attendus, échelle de 1 à 4. Indique ce que tu as supposé et ce que je dois vérifier. » Quatre éléments, une demande d’hypothèses, aucune personne.

Annexe — Carnet IA RH, page 9 : ma bibliothèque de demandes RH

Nom du gabarit	Contexte	Objectif	Contraintes	Format	À vérifier

Où je le range : ___ · Qui valide : ___ · Prochaine relecture : ___

Mes trois formules pour faire sortir les incertitudes : ___ · ___ · ___

Ce chapitre a été rédigé avec l’aide de l’IA, puis relu, amélioré et validé par Acadigit.