Introduction

Yanis veut de l’aide pour rédiger une réponse à une candidate. Il prépare sa demande à l’assistant : « Voici le CV de Léa Martin. Elle a repris après un congé maternité. Rédige un refus. » Il retire le nom, remplace par « Madame X » et se sent rassuré.

Hélène relit l’écran. Le CV contient toujours l’adresse, le parcours, les employeurs et l’année du diplôme. Une seule ligne suffit à reconnaître la personne. Et la mention du congé n’a rien à faire là.

Retirer un nom ne rend pas une donnée anonyme. Ce chapitre vous aide à reconnaître ce que contient un dossier RH et à choisir la bonne méthode avant de saisir quoi que ce soit.

1. Trois types de données dans un dossier RH

Une donnée personnelle concerne une personne identifiée ou identifiable, même indirectement : nom, mais aussi matricule, poste précis dans une petite équipe, combinaison de détails.

Une donnée sensible appartient à une liste protégée par le RGPD. Selon la CNIL : origine raciale ou ethnique, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, appartenance syndicale, données génétiques, données biométriques servant à identifier une personne, santé, vie ou orientation sexuelle. Leur traitement est en principe interdit, sauf exceptions.

Une donnée confidentielle n’est pas forcément personnelle : projet de réorganisation, grille de salaires, négociation en cours.

Dans un dossier RH	Type	Réflexe avec une IA
Nom, adresse, CV, évaluation	Personnelle	Pas dans un outil non validé
Arrêt maladie, handicap, mandat syndical	Sensible ou très protégée	Ne pas saisir
Numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires	Personnelle à risque	Ne pas saisir
Plan de réorganisation	Confidentielle	Selon la règle interne, en principe non
Procédure de congés publiée en interne	Ni l’une ni l’autre	Possible

Avec l’IA. Décrivez une colonne de fichier sans exemple réel : « Une colonne indique le motif d’une absence. Est-ce une donnée sensible ? Comment la remplacer dans un exemple fictif ? » Vérifiez la réponse avec la liste de la CNIL.

Exemples :

• Personnelle : « le responsable qualité de l’atelier 2 », s’il n’y en a qu’un.
• Sensible : « en mi-temps thérapeutique depuis mars ».
• Confidentielle : le budget d’augmentation de l’an prochain.

2. Anonymiser : plus exigeant qu’il n’y paraît

L’anonymisation rend, selon la CNIL, toute identification impossible en pratique, de manière irréversible. Les données ne sont alors plus des données personnelles.

La CNIL retient trois tests. Si l’un échoue, la vigilance reste de mise :

1. Individualisation : peut-on isoler une personne dans les données ?
2. Corrélation : peut-on relier ces données à d’autres sur la même personne ?
3. Inférence : peut-on déduire une information sur quelqu’un de façon quasi certaine ?

Dans une PME, c’est difficile. « Femme, 54 ans, responsable paie, 22 ans d’ancienneté » désigne souvent une seule personne, sans aucun nom. Une enquête interne où un service compte trois personnes pose le même problème, même avec des moyennes.

Un résultat réellement anonyme est plutôt un chiffre global : « 12 % d’absentéisme sur l’année dans l’entreprise », à condition que le groupe soit assez grand.

Exemples :

• Pas anonyme : « la seule cheffe d’équipe de nuit ».
• Pas anonyme : un verbatim d’enquête qui cite un chantier et une date.
• Plutôt anonyme : un taux de réponse global sur 85 salariés.

3. Pseudonymiser : utile, mais toujours des données personnelles

La pseudonymisation remplace les éléments directement identifiants par un alias ou un numéro. Elle est réversible : quelqu’un peut retrouver la personne.

La CNIL prend cet exemple : une base de CV où seuls le nom et le prénom sont remplacés par un numéro est pseudonymisée, pas anonymisée. Les règles du RGPD continuent donc de s’appliquer.

La pseudonymisation réduit le risque en cas d’incident. Elle ne donne pas le droit de copier ces données dans n’importe quel outil. Ce que Yanis a fait avec « Madame X » relève, au mieux, de ce niveau.

Avec l’IA. Préparez un faux CV et demandez : « Quels éléments permettraient encore de reconnaître cette personne si je retirais son nom ? » La liste est souvent plus longue qu’on ne le pense.

Exemples :

• « Candidat 14 », avec une table de correspondance gardée par Hélène.
• Un matricule à la place du nom dans un export.
• Un CV sans nom, mais avec les employeurs et les dates : toujours reconnaissable.

4. Inventer : souvent la meilleure solution

Pour rédiger, structurer ou s’entraîner, l’IA n’a presque jamais besoin d’une vraie personne. Des données fictives suffisent : un profil inventé, sans lien avec un cas réel.

Attention : un cas réel simplement maquillé reste un cas réel. Changer le prénom de Léa en gardant son parcours exact ne rend pas le profil fictif.

Besoin	Méthode à privilégier
Rédiger un modèle de refus	Aucune donnée individuelle
Préparer une grille d’entretien	Poste et compétences, sans candidat
S’entraîner à un entretien difficile	Cas entièrement inventé
Analyser une tendance	Chiffres agrégés, après test de réidentification
Résumer un CV réel	Outil validé par l’entreprise uniquement (chapitre 2.4)

Yanis corrige sa demande : « Rédige un modèle de refus courtois pour une candidature à un poste de technicien, sans donner de motif personnel. » Il obtient ce dont il avait besoin, sans aucune donnée sur Léa.

Exemples :

• Fictif : « Samir, 30 ans, technicien, 5 ans d’expérience dans une entreprise inventée. »
• Maquillé : le vrai conflit de l’atelier 2, avec d’autres prénoms.
• Sans personne : « Liste les points à vérifier dans un courrier de ce type. »

5. Où saisir quoi : compte personnel ou environnement validé

Une IA publique désigne ici un compte personnel, gratuit ou payant, que l’entreprise ne contrôle pas. Un environnement professionnel validé est un outil que l’entreprise a retenu, encadré par un contrat, avec des comptes et des règles.

Ce que vous saisissez	IA publique, compte personnel	Environnement validé
Aucune donnée individuelle ni confidentielle	Selon la règle interne	Oui
Données fictives	Selon la règle interne	Oui
Données personnelles	Non	Seulement pour un usage autorisé
Données sensibles	Non	Cas très encadrés, avec analyse préalable

Pensez aussi aux connexions. Un assistant relié à votre messagerie et à vos dossiers peut consulter plus que nécessaire. Une note de juillet 2026 du Conseil de l’IA et du numérique de la CNIL signale ce risque pour les agents d’IA : ils peuvent parcourir un environnement de travail et conserver des informations en mémoire.

La règle d’Hélène, en une phrase : si je n’afficherais pas cette ligne dans la salle de pause, elle ne va pas dans un outil non validé.

Avec l’IA. Demandez une première version d’une règle interne : « Propose cinq règles simples de saisie dans un assistant d’IA pour un service RH. » Comparez-la à votre charte, puis faites-la valider en interne.

Exemples :

• Permis : un modèle de lettre d’accueil, dans l’outil de l’entreprise.
• Interdit : l’export des absences dans un compte personnel.
• À vérifier : la mémoire de l’assistant, à désactiver si elle retient des échanges sensibles.

Résumé

Un dossier RH contient des données personnelles, sensibles et confidentielles. Retirer un nom ne suffit pas à les protéger.

L’anonymisation est irréversible et rend toute identification impossible en pratique ; elle est difficile dans une PME. La pseudonymisation remplace les identifiants, mais les données restent personnelles. Les données fictives sont souvent la meilleure solution, à condition de ne pas maquiller un cas réel.

Les comptes personnels n’accueillent aucune donnée individuelle. Un environnement validé peut en recevoir, pour un usage autorisé. Et les connexions d’un assistant à vos dossiers se règlent avec autant de soin que vos saisies.

Questions fréquentes

Remplacer le nom par « Candidat A » suffit-il ?

Non. C’est au mieux une pseudonymisation : les données restent personnelles. Si le CV garde ses dates et ses employeurs, la personne reste reconnaissable.

Peut-on coller un CV dans un compte professionnel ?

Seulement si l’outil est validé pour cet usage, si les candidats en sont informés et si le traitement est prévu. Les chapitres 2.2, 2.4 et 2.5 détaillent ces conditions.

Les chiffres agrégés sont-ils toujours anonymes ?

Non. Une moyenne sur un service de trois personnes peut révéler une situation individuelle. Vérifiez la taille des groupes avant de les partager.

Une donnée publique sur internet est-elle libre d’usage ?

Non. Une donnée publique reste une donnée personnelle. Le chapitre 4.1 précise les règles pour les profils en ligne des candidats.

Termes clés

• Donnée personnelle : information sur une personne identifiée ou identifiable, même indirectement.
• Donnée sensible : donnée d’une liste protégée par le RGPD, comme la santé ou l’appartenance syndicale.
• Donnée confidentielle : information à protéger pour l’entreprise, personnelle ou non.
• Anonymisation : traitement qui rend l’identification impossible en pratique, de façon irréversible.
• Pseudonymisation : remplacement des identifiants par un alias ; les données restent personnelles.
• Donnée fictive : donnée inventée, sans lien avec un cas réel.
• Réidentification : fait de retrouver une personne à partir de données censées la masquer.

Références

• CNIL — L’anonymisation de données personnelles (19/05/2020, consulté le 07/11/2026)
• CNIL — Donnée sensible, définition (consulté le 07/11/2026)
• CNIL — Guide Recrutement (30/01/2023, consulté le 07/11/2026)
• Conseil de l’IA et du numérique, CNIL — IA agentique et protection des données personnelles (juillet 2026, consulté le 07/11/2026)

QCM (une seule bonne réponse par question)

Question 1 — Quelle information est une donnée personnelle ?

1. « Le seul responsable qualité de l’atelier 2 »
2. Le taux global d’absentéisme sur 85 salariés
3. Une procédure publiée en interne

Question 2 — Quelle donnée fait partie des données sensibles selon la CNIL ?

1. Le poste occupé
2. L’adresse e-mail professionnelle
3. L’appartenance syndicale

Question 3 — Une base de CV où le nom est remplacé par un numéro est :

1. Anonymisée
2. Pseudonymisée, les données restent personnelles
3. Hors du champ du RGPD

Question 4 — L’anonymisation se reconnaît au fait que :

1. L’identification devient impossible en pratique, de façon irréversible
2. Le nom a été retiré
3. Une table de correspondance est bien rangée

Question 5 — Un vrai conflit raconté avec d’autres prénoms est :

1. Un cas fictif
2. Une donnée anonyme
3. Un cas réel maquillé

Question 6 — Pour rédiger un modèle de refus, la meilleure solution est :

1. De coller le CV sans le nom
2. De ne donner aucune donnée individuelle
3. De pseudonymiser le dossier

Question 7 — Dans un compte personnel d’assistant, vous pouvez saisir :

1. Des données de santé sans nom
2. Un export d’absences
3. Aucune donnée individuelle

Question 8 — Un assistant relié à vos dossiers demande de vérifier :

1. Ses connexions et ce qu’il peut consulter ou retenir
2. Uniquement sa langue
3. Rien, car il respecte forcément la minimisation

Voir les réponses et les explications

Réponses : 1→1 · 2→3 · 3→2 · 4→1 · 5→3 · 6→2 · 7→3 · 8→1

Explications.

1. Sans nom, la personne reste identifiable par son poste.
2. Elle figure dans la liste rappelée par la CNIL.
3. C’est l’exemple de la CNIL.
4. C’est la définition donnée par la CNIL.
5. Les faits permettent encore de reconnaître les personnes.
6. Un modèle n’a besoin d’aucune personne.
7. L’entreprise ne contrôle pas ce compte.
8. La note de juillet 2026 signale l’accès étendu et la mémoire des agents.

Exercices

Exercice — Sécurisez cette demande (3 min) Réécrivez cette demande, entièrement fictive : « Voici le dossier de Paul Durand, technicien, en arrêt pour dépression depuis mars, 52 ans. Rédige le courrier pour préparer son retour. »

Corrections des exercices

Exercice — Une version sûre : « Rédige un modèle de courrier d’organisation d’un rendez-vous de reprise après une longue absence. Ton neutre et bienveillant. Ne cite aucun motif d’absence. Laisse les éléments à compléter entre crochets. Liste les points à faire vérifier par le service RH. » Le nom, l’âge et la santé ont disparu : aucun n’était utile pour obtenir un bon modèle. Le courrier réel se complète ensuite hors de l’assistant et les règles applicables se vérifient à part.

Annexe — Carnet IA RH, page 4 : mes règles de saisie

Je ne saisis jamais dans un outil non validé : ___ · ___ · ___

Mes données les plus sensibles : ___

Ma méthode par défaut : aucune donnée individuelle ☐ · cas inventé ☐ · outil validé ☐

Mes groupes trop petits pour des chiffres agrégés : ___

Outils validés chez nous : ___ · connexions et mémoire vérifiées ☐

Ce chapitre a été rédigé avec l’aide de l’IA, puis relu, amélioré et validé par Acadigit.