Introduction

Un manager de Rochebrune Industrie vient voir Hélène : deux techniciens ne se parlent plus. Des mots ont été échangés. L’un d’eux dit qu’on le met à l’écart. Le manager lui tend son téléphone : « J’ai copié tous leurs messages dans l’assistant. Il me dit qui a raison. »

Hélène prend une grande inspiration. Ce geste expose deux personnes. Il donne une apparence d’objectivité à un texte plausible. Et il oublie une question : y a-t-il ici plus qu’un simple désaccord ?

L’IA peut pourtant aider à préparer un échange difficile. Ce chapitre montre comment, avec des limites claires. Il donne des repères et ne remplace ni la procédure interne, ni un conseil juridique.

1. Ce que l’IA peut faire

Préparer votre façon de parler, sans rien savoir de la situation réelle.

Usage	Exemple de demande
Structurer l’entretien	« Propose le plan d’un entretien de 30 minutes entre un manager et un salarié, après une tension dans l’équipe. »
Trouver des formulations neutres	« Reformule cette phrase fictive pour décrire un fait, sans jugement sur la personne. »
S’entraîner	« Joue un salarié fictif, sur la défensive, à qui on parle d’un retard répété. Réagis à mes phrases. »
Anticiper	« Quelles objections peut soulever ce type de discussion ? »
Préparer une écoute	« Propose six questions ouvertes pour comprendre le point de vue de chacun. »

Une structure simple pour l’échange :

1. Le cadre : pourquoi on se voit, ce qui va se passer.
2. Les faits observés : dates, situations, sans interprétation.
3. L’écoute : le point de vue de la personne.
4. Les effets sur le travail.
5. La suite : ce qui change, qui fait quoi, quand on se revoit.

Exemples :

• Avant : « Vous êtes agressif. »
• Après : « Mardi, en réunion, vous avez coupé la parole à deux reprises. Comment l’avez-vous vécu ? »
• Entraînement : Hélène répète trois fois l’ouverture de l’entretien avec un salarié fictif.

2. Des cas réellement inventés

Retirer les noms ne suffit pas. Dans une PME, un conflit se reconnaît à ses détails : le service, la date, la phrase prononcée. Le chapitre 2.1 l’a montré. Un cas réel maquillé reste un cas réel.

Décrivez un type de situation, pas votre situation.

À éviter	À écrire
« Karim dit que Paul l’insulte depuis mars à l’atelier 2 »	« Deux collègues d’une même équipe ne se parlent plus »
Coller des messages ou des comptes rendus	Écrire un dialogue fictif à titre d’exercice
Décrire un arrêt maladie	Ne rien dire de la santé

Pas de vraies pièces dans l’outil. Messages, plaintes, attestations et notes d’enquête concernent plusieurs personnes et peuvent toucher à leur santé ou à leur vie privée. Même dans un outil validé, ce n’est pas un usage à improviser : parlez-en d’abord à votre référent juridique ou à votre délégué à la protection des données.

Écrivez des notes neutres. Un salarié peut demander à accéder à ses données et les notes RH restent des données personnelles. Le chapitre 4.2 donnait ce réflexe : écrivez comme si la personne allait vous lire.

Exemples :

• Bon usage : un jeu de rôle sur un conflit inventé entre deux collègues d’un autre secteur.
• Mauvais usage : résumer par IA les messages échangés entre deux salariés.
• Note neutre : « Le 3 mars, désaccord sur le planning ; entretien prévu le 5 mars. »

3. Ce que l’IA ne doit pas faire

Dire qui a raison. L’outil ne connaît ni les faits, ni le contexte, ni les personnes. Il a tendance à aller dans le sens de celui qui lui parle : présentez la même histoire de l’autre côté et il pourra conclure l’inverse.

Établir les faits. Seule une écoute contradictoire, menée par des personnes responsables, peut le faire.

Lire les émotions. Faire analyser par une IA le visage ou la voix d’un salarié pour déduire son état est interdit au travail, sauf raison médicale ou de sécurité (chapitre 2.3). Déduire son état d’esprit à partir de ses e-mails reste à écarter pour les raisons vues au même chapitre.

Choisir une sanction. Une sanction est une décision à l’égard d’une personne. L’employeur en répond, avec une procédure à respecter.

Donner un avis juridique sur votre cas. Une réponse plausible peut être fausse, incomplète ou dépassée.

Exemples :

• À refuser : « D’après ces messages, qui est en tort ? »
• À refuser : « Quelle sanction appliquer à ce salarié ? »
• Acceptable : « Quelles questions neutres poser à chacun avant de se faire un avis ? »

4. Quand sortir de l’outil

Certains signaux changent la nature du sujet. Arrêtez alors de préparer avec l’IA et activez vos procédures.

Harcèlement. Le Code du travail interdit le harcèlement moral (article L1152-1) et sexuel (article L1153-1). L’employeur prend toutes dispositions pour les prévenir. Pour le harcèlement sexuel, il doit aussi y mettre un terme et le sanctionner (articles L1152-4 et L1153-5). Une plainte ou un signalement ne se traite pas par une discussion entre collègues.

Santé. L’employeur doit protéger la santé physique et mentale des travailleurs (article L4121-1). Si une personne semble en souffrance, contactez le service de prévention et de santé au travail et les personnes prévues chez vous.

Danger immédiat, violence. Agissez d’abord pour protéger les personnes.

Sanction envisagée. Les règles sont précises :

Règle	Ce qu’elle prévoit
L1331-1	Toute mesure prise après un agissement jugé fautif, autre que des observations verbales, est une sanction
L1332-1	Le salarié est informé par écrit des griefs retenus contre lui
L1332-2	Convocation et entretien, sauf sanction légère comme l’avertissement ; sanction au plus tôt deux jours ouvrables et au plus tard un mois après le jour fixé pour l’entretien
L1332-4	Un fait fautif ne peut, à lui seul, donner lieu à des poursuites disciplinaires au-delà de deux mois après sa connaissance par l’employeur

Ces repères ne remplacent pas votre règlement intérieur, votre convention collective ni l’avis d’un conseil. Le délai court : ne perdez pas de temps à faire écrire des analyses par un outil.

Autour de vous. Selon votre organisation : CSE, référent, service de prévention et de santé au travail, inspection du travail, médecin du travail, conseil juridique. Une analyse d’impact peut s’imposer pour un dispositif d’alerte professionnelle, qui figure sur la liste de la CNIL.

Exemples :

• Signal : « Depuis des mois, on me met à l’écart et je ne dors plus. »
• Signal : des propos à connotation sexuelle rapportés par une salariée.
• Bon réflexe : Hélène suspend tout usage de l’assistant et applique la procédure interne.

5. Le cas de Rochebrune Industrie

Hélène reprend le dossier des deux techniciens.

D’abord, elle demande au manager de supprimer la conversation et les messages copiés dans l’assistant, puis prévient la personne chargée de la protection des données, conformément à sa procédure en cas d’erreur.

Ensuite, elle écoute chacun séparément. L’un évoque une mise à l’écart répétée. Elle prend cette phrase au sérieux et cherche à savoir s’il s’agit d’un désaccord ou de faits plus graves, avec les personnes compétentes.

L’IA intervient à un seul moment : pour un cas inventé et général, elle aide le manager à préparer une ouverture d’entretien et à s’entraîner à écouter.

Après l’échange, elle note des faits, fixe les suites et revoit les personnes à la date prévue. Puis, avec le manager, elle identifie ce qui, dans l’organisation du planning, a nourri la tension.

Exemples :

• Bonne séquence : écouter, qualifier, agir, revoir.
• Mauvaise séquence : demander à l’outil, puis convoquer.
• Prévention : clarifier les règles du planning, cause du désaccord.

Résumé

L’IA peut aider à préparer un entretien difficile : plan, formulations neutres, questions ouvertes, entraînement sur un cas inventé. Retirer les noms ne suffit pas, car les détails d’un conflit permettent de reconnaître les personnes.

Elle ne doit ni dire qui a raison, ni établir les faits, ni déduire les émotions, ni choisir une sanction, ni donner un avis juridique sur votre cas.

Dès qu’apparaissent un harcèlement, une souffrance, une violence ou une sanction envisagée, sortez de l’outil et appliquez vos procédures. L’employeur a une obligation de protection et la procédure disciplinaire a ses règles et ses délais.

Questions fréquentes

Puis-je faire relire par l’IA un compte rendu d’entretien réel ?

Pas dans un outil non validé. Même dans un outil validé, ce document concerne des personnes et touche parfois à leur santé : à encadrer d’abord avec votre référent. Vous pouvez entraîner votre rédaction sur un exemple fictif.

L’IA peut-elle m’aider à rédiger un avertissement ?

Elle peut montrer la structure générale d’un courrier sur un cas inventé. Les faits, la décision et la procédure restent à vous et à votre conseil.

Comment distinguer conflit et harcèlement ?

Ce n’est pas à un assistant de le dire. Dès qu’un salarié évoque des agissements répétés ou des propos à connotation sexuelle, prenez la situation au sérieux et appliquez vos procédures.

Que faire si un manager a déjà saisi des messages ?

Arrêtez, supprimez ce qui peut l’être, notez l’incident et informez la personne chargée de la protection des données ou votre référent.

Termes clés

• Fait : ce qui a été observé, avec une date et un contexte, sans interprétation.
• Grief : reproche précis communiqué à un salarié.
• Sanction disciplinaire : toute mesure, autre que des observations verbales, prise après un agissement jugé fautif.
• Harcèlement moral : agissements répétés qui dégradent les conditions de travail.
• Harcèlement sexuel : propos ou comportements à connotation sexuelle ou sexiste répétés, ou pression grave en vue d’obtenir un acte de nature sexuelle.
• Obligation de sécurité : devoir de l’employeur de protéger la santé physique et mentale des travailleurs.

Références

• Code du travail numérique — Article L1152-1 et L1152-4 (consultés le 07/11/2026)
• Code du travail numérique — Article L1153-1 et L1153-5 (consultés le 07/11/2026)
• Code du travail numérique — Articles L1331-1, L1332-1, L1332-2, L1332-4 (consultés le 07/11/2026)
• Code du travail numérique — Article L4121-1 (consulté le 07/11/2026)
• CNIL — Liste des traitements pour lesquels une AIPD est requise (06/11/2018, consulté le 07/11/2026)
• Commission européenne — Lignes directrices sur les pratiques interdites, section 7 (C(2025) 5052, consulté le 07/11/2026)

QCM (une seule bonne réponse par question)

Question 1 — Quel usage de l’IA convient pour préparer un entretien difficile ?

1. S’entraîner sur un cas inventé
2. Copier les messages des deux salariés
3. Demander qui a raison

Question 2 — Retirer les noms d’un conflit réel :

1. Le rend anonyme
2. Permet de tout saisir
3. Ne suffit pas, car les détails permettent de reconnaître les personnes

Question 3 — Quelle phrase décrit un fait ?

1. « Vous êtes agressif »
2. « Mardi en réunion, vous avez coupé la parole à deux reprises »
3. « Tout le monde sait que vous êtes difficile »

Question 4 — Pourquoi ne pas demander à l’IA qui a raison ?

1. Elle ne connaît ni les faits ni le contexte et peut aller dans le sens de celui qui parle
2. Elle est trop lente
3. Ce serait trop cher

Question 5 — Une salariée rapporte des propos à connotation sexuelle. Vous :

1. Demandez une analyse à l’assistant
2. Appliquez la procédure interne et prenez la situation au sérieux
3. Attendez que cela passe

Question 6 — Selon L1331-1, une sanction disciplinaire est :

1. Uniquement un licenciement
2. Une simple remarque orale
3. Toute mesure, autre que des observations verbales, prise après un agissement jugé fautif

Question 7 — Selon L1332-4, un fait fautif ne peut, à lui seul, être poursuivi au-delà de :

1. Deux mois après sa connaissance par l’employeur
2. Deux ans
3. Dix jours

Question 8 — L’employeur doit protéger :

1. Seulement la santé physique
2. La santé physique et mentale
3. Uniquement les salariés en CDI

Voir les réponses et les explications

Réponses : 1→1 · 2→3 · 3→2 · 4→1 · 5→2 · 6→3 · 7→1 · 8→2

Explications.

1. Aucune personne réelle n’est exposée.
2. Dans une PME, les détails suffisent.
3. Elle donne une date et une situation.
4. Il s’agit d’un texte plausible, pas d’une enquête.
5. Le sujet sort du cadre d’un assistant.
6. C’est le texte de l’article.
7. C’est le délai de l’article, avec une exception en cas de poursuites pénales.
8. C’est l’article L4121-1.

Exercices

Exercice — Écrivez votre ouverture (3 min) Cas fictif : un salarié arrive en retard depuis trois semaines et son équipe se plaint. Écrivez vos trois premières phrases, puis une question ouverte. Rien ne doit juger la personne ni supposer une cause.

Corrections des exercices

Exercice — Une version possible : « Merci d’être là. Je voudrais faire le point sur vos horaires, sans conclure à l’avance. Depuis trois semaines, votre arrivée est notée après l’heure prévue, à huit reprises. Comment voyez-vous cette situation ? » Un cadre, un fait daté, une question ouverte. Vous pouvez répéter cet échange avec l’assistant, qui jouera un salarié fictif. Et si la réponse réelle évoque la santé, n’enregistrez pas ce détail dans l’outil et suivez vos procédures.

Annexe — Carnet IA RH, page 16 : ma préparation d’entretien

Objet de l’entretien (sans nom ni détail reconnaissable) : ___

Faits observés, datés (à garder hors de l’outil) : ___

Mon ouverture : ___ · Mes questions ouvertes : ___

Signaux qui me font sortir de l’outil : harcèlement ☐ · souffrance ☐ · violence ☐ · sanction envisagée ☐

Mes personnes ressources : RH ___ · CSE ___ · santé au travail ___ · conseil ___

Ma procédure en cas de saisie par erreur : ___

Ce chapitre a été rédigé avec l’aide de l’IA, puis relu, amélioré et validé par Acadigit.