Introduction

Hélène pose une question lors d’une réunion : « Qui utilise déjà l’IA dans son travail ? » Quatre mains se lèvent timidement. Après la réunion, trois autres personnes viennent lui en parler à voix basse. L’une colle des comptes rendus de réunion dans son compte personnel. Une autre craint que son poste disparaisse. Une troisième demande simplement si elle a le droit.

L’IA est donc déjà là, sans règle. Interdire ne servirait à rien. Laisser faire expose l’entreprise.

Ce chapitre pose les trois chantiers à mener en parallèle : fixer les règles, associer les représentants et accompagner les personnes. Pour le modèle complet, consultez notre page sur la charte IA en entreprise.

1. Autorisé, interdit, soumis à validation

La CNIL recommande d’encadrer l’usage par des politiques ou des chartes internes, qui définissent clairement les usages autorisés et les usages interdits. La fiche de votre service RH peut tenir sur une page, en reprenant le chapitre 1.3.

Catégorie	Exemples RH	Condition
Autorisé	Trames, modèles, reformulations, supports de formation, sans donnée individuelle	Outil validé et relecture
Soumis à validation	Résumé de CV, FAQ ouverte aux salariés, synthèse d’enquête, nouvel outil	Accord écrit du responsable désigné, après analyse
Interdit	Données personnelles dans un compte personnel, déduction d’émotions, décision laissée à l’outil, surveillance non encadrée	Sans exception, sauf décision formelle pour un cas prévu par les textes

Quatre règles valent en permanence :

1. Pas de données personnelles dans un outil non validé.
2. Une personne relit et répond de ce qui sort.
3. Les décisions sur les personnes restent humaines.
4. En cas de doute ou d’erreur, on prévient sans crainte.

Une règle ne vaut que si elle est comprise. Donnez des exemples tirés de vos métiers. « Pas de données sensibles » parle peu à un gestionnaire de paie. « Pas de bulletin de salaire, même partiel » lui parle davantage.

Avec l’IA. Demandez dix cas pratiques à classer dans ces trois catégories pour un service RH, sans cas réel. Utilisez-les en réunion pour tester si la règle est claire : les désaccords montrent ce qu’il faut préciser.

Exemples :

• Autorisé : reformuler une procédure publiée en interne.
• À valider : ouvrir un assistant aux salariés sur les documents RH.
• Interdit : demander à l’IA de noter un salarié dans un compte personnel.

2. Le bon support : charte, règlement intérieur

Une charte a un rôle pédagogique et une valeur d’organisation. Elle ne suffit pas toujours à fonder une sanction.

Comme l’explique notre module sur la charte IA, le Code du travail réserve au règlement intérieur les règles générales de discipline, ainsi que la nature et l’échelle des sanctions (article L1321-1). Si vous voulez qu’un manquement puisse être sanctionné, la charte doit s’appuyer sur le bon support. Cela demande une procédure : à voir avec votre conseil.

Tenez à jour trois documents complémentaires :

• une charte, lisible par tous, pour les règles de conduite ;
• une liste des outils et des usages validés, facile à actualiser ;
• une fiche par usage sensible : données, responsable, contrôle, durée, information (la page 5 du carnet).

Exemples :

• Charte : les quatre règles et des exemples concrets.
• Liste : « Assistant X, comptes professionnels, usages A et B, validé le 7 novembre. »
• Sanction : à prévoir avec le règlement intérieur, pas par une simple note.

3. Associer le CSE

Le chapitre 2.5 a donné les règles. Voici comment s’y prendre.

Tôt. Présentez le projet avant le choix final et avant le pilote. Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est informé ou consulté selon la nature de l’outil et son effet sur le travail.

Concret. Évitez la présentation technique. Répondez aux questions que se posent les salariés :

• Quels usages, pour quelles tâches ?
• Quelles données et quels contrôles ?
• Quel effet sur les métiers et la charge de travail ?
• Qui décide et qui contrôle ?
• Quelle formation ?
• Quel bilan et à quelle date ?

Un retour d’expérience régulier. Une présentation du bilan du pilote, puis une revue annuelle, évitent d’avoir à reprendre le sujet sous tension. Rappelez-vous que plusieurs tribunaux ont suspendu des déploiements faute de consultation (chapitre 2.5).

Entre 11 et 49 salariés, les attributions sont plus réduites : informez-vous et échangez malgré tout avec vos représentants. Sans CSE, un temps d’échange avec les équipes garde tout son intérêt.

Avec l’IA. Préparez une présentation à partir de ces six questions. Demandez ensuite à l’outil de jouer un élu du CSE : quelles questions poserait-il sur l’emploi, la charge de travail et les données ? Répondez-y vous-même.

Exemples :

• Bon moment : avant de signer le contrat.
• Bonne question : « Que se passe-t-il pour le temps gagné ? »
• Suivi : un point prévu six mois après le lancement.

4. Les usages cachés et les craintes

L’usage caché, ou « shadow IA ». Des salariés utilisent déjà des outils sans le dire. Ne commencez pas par sanctionner : la peur ne fait que cacher davantage. Recensez, proposez une solution validée, fixez une date à partir de laquelle les règles s’appliquent.

Les craintes sont légitimes. Écoutez-les :

Ce qui se dit	Une réponse honnête
« Mon poste va disparaître »	Dites ce que vous savez sur les tâches qui changent et ce que vous ne savez pas. Évitez les promesses générales
« On va me surveiller »	Dites ce que l’outil mesure et ne mesure pas (chapitre 6.3)
« Je ne suis pas à l’aise »	Prévoyez du temps, de la formation et le droit à l’erreur
« Je dois produire plus, plus vite »	Dites clairement ce que devient le temps gagné

Ne survendez pas. Annoncer « l’IA va tout changer » ou « rien ne changera » nuit à votre crédibilité. Parlez de tâches précises.

Le temps gagné est un vrai sujet. Le temps gagné sur les courriers va-t-il à l’accompagnement des managers ou à une charge supplémentaire ? Décidez-le et dites-le. L’employeur reste tenu de protéger la santé des salariés (article L4121-1), y compris quand une technologie change le rythme de travail.

Exemples :

• Recensement : un questionnaire anonyme sur les outils utilisés et les besoins.
• Transition : « À partir du 1er février, les comptes personnels ne servent plus pour le travail. »
• Honnêteté : « Sur ce métier, nous ne savons pas encore. Nous reviendrons vers vous en juin. »

5. Former et soutenir

La formation fait partie des recommandations de la CNIL : former les utilisateurs de façon adaptée et réaliser des contrôles réguliers. Dans sa version modifiée par le règlement 2026/1744, l’article 4 de l’AI Act demande aussi aux déployeurs de prendre des mesures pour favoriser la maîtrise de l’IA de leur personnel.

Une formation par public :

Public	Priorité
Tous les salariés	Règles d’usage, données, limites, à qui parler
Service RH	Parcours complet : données, droit, vérification, recrutement
Managers	Décision humaine, entretien, équipe, craintes
Personnes qui contrôlent un outil	Fonctionnement, biais, pouvoir de contredire

Des référents. Une ou deux personnes volontaires, avec du temps prévu, répondent aux questions et font remonter les difficultés.

Un espace d’échange. Une bibliothèque de demandes validées, des exemples et un canal pour poser ses questions.

Une trace. Date, contenu, participants : utile pour montrer ce qui a été fait.

Pensez à l’accès. Horaires, postes sans ordinateur, personnes éloignées de l’écrit. Une formation réservée à quelques-uns creuserait les écarts.

Exemples :

• Atelier : une heure, sur un cas fictif de leur métier.
• Référent : un technicien volontaire pour l’atelier, un autre pour les bureaux.
• Trace : liste d’émargement et support, conservés.

Résumé

Classez les usages en trois catégories : autorisés, soumis à validation, interdits. Illustrez-les avec des exemples de vos métiers.

Une charte explique et organise. Pour fonder une sanction, passez par le bon support, comme le règlement intérieur, avec l’aide d’un conseil.

Associez le CSE tôt, sur des questions concrètes, puis revenez avec un bilan.

Traitez les usages cachés sans chercher des coupables, écoutez les craintes et ne survendez pas. Décidez de ce que devient le temps gagné. Formez chaque public selon son rôle, nommez des référents et gardez une trace.

Questions fréquentes

Une charte IA est-elle obligatoire ?

Les textes lus ne l’imposent pas en tant que telle. La CNIL recommande d’encadrer les usages par des politiques ou des chartes. C’est le moyen le plus simple de dire ce qui est permis.

Peut-on interdire l’IA à ses salariés ?

Vous pouvez l’encadrer strictement. Une interdiction sans outil validé pousse souvent vers des usages cachés. Mieux vaut proposer une solution encadrée.

Que répondre à la question « mon poste va-t-il disparaître » ?

Soyez précis et honnête : ce qui change, ce qui ne change pas et ce que vous ne savez pas encore. Évitez les promesses que vous ne pourrez pas tenir.

Faut-il former tout le monde ?

Adaptez à l’usage. Tous doivent connaître les règles de base. Le service RH, les managers et ceux qui contrôlent un outil ont besoin d’aller plus loin.

Termes clés

• Charte IA : document interne qui fixe les règles d’usage de l’IA.
• Usage soumis à validation : usage autorisé après l’accord d’un responsable, à certaines conditions.
• Shadow IA : usage d’outils d’IA sans validation de l’entreprise.
• Règlement intérieur : document qui fixe notamment les règles générales de discipline et l’échelle des sanctions.
• Maîtrise de l’IA : connaissances nécessaires pour utiliser l’IA en connaissance de cause.
• Référent IA : personne relais qui répond aux questions et fait remonter les difficultés.

Références

• Acadigit — Charte IA en entreprise : guide pratique et modèle Word
• CNIL — Questions-réponses sur l’utilisation d’un système d’IA générative (18/07/2024, consulté le 07/11/2026)
• CNIL — Comment déployer une IA générative ? (18/07/2024, consulté le 07/11/2026)
• Code du travail numérique — Article L1321-1 (consulté le 07/11/2026)
• Code du travail numérique — Articles L2312-8 et L2312-38 (consultés le 07/11/2026)
• Code du travail numérique — Article L4121-1 (consulté le 07/11/2026)
• AI Act Explorer — Digital Omnibus, règlement (UE) 2026/1744 (site d’information non officiel, consulté le 07/11/2026)

QCM (une seule bonne réponse par question)

Question 1 — Quelle est la bonne classification des usages ?

1. Autorisés, soumis à validation, interdits
2. Gratuits, payants, offerts
3. Courts, moyens, longs

Question 2 — Ouvrir un assistant aux salariés sur les documents RH relève plutôt :

1. D’un usage interdit dans tous les cas
2. D’un usage soumis à validation
3. D’un usage libre, sans contrôle

Question 3 — Pour fonder une sanction, une simple note ou charte :

1. Suffit toujours
2. Remplace le Code du travail
3. Ne suffit pas toujours : le règlement intérieur fixe les règles générales de discipline et les sanctions

Question 4 — Le meilleur moment pour parler au CSE est :

1. Avant le choix final et avant le pilote
2. Après le bilan
3. Jamais pour un petit outil

Question 5 — Face à des usages cachés, on commence par :

1. Sanctionner tout le monde
2. Recenser et proposer une solution validée
3. Ne rien dire

Question 6 — La bonne réponse à « mon poste va-t-il disparaître ? » est :

1. « Rien ne changera »
2. « Tout va changer »
3. Une réponse précise sur ce qui change et sur ce qu’on ne sait pas encore

Question 7 — L’article 4 de l’AI Act modifié demande aux déployeurs :

1. De prendre des mesures pour favoriser la maîtrise de l’IA de leur personnel
2. De garantir un niveau précis pour chaque salarié
3. De remplacer les managers

Question 8 — Quelle affirmation est juste ?

1. Une seule formation convient à tous
2. La formation s’adapte au public et à son usage
3. Seuls les informaticiens se forment

Voir les réponses et les explications

Réponses : 1→1 · 2→2 · 3→3 · 4→1 · 5→2 · 6→3 · 7→1 · 8→2

Explications.

1. Ce sont les catégories de la partie 1.
2. C’est un usage sensible qui demande des tests.
3. C’est le rôle de L1321-1.
4. Il pourra encore peser sur le projet.
5. La peur cache davantage les usages.
6. L’honnêteté préserve la confiance.
7. C’est la nouvelle rédaction de l’article.
8. Les besoins varient selon les rôles.

Exercices

Exercice — Votre page de règles (3 min) Écrivez deux usages autorisés, deux usages soumis à validation et deux usages interdits pour votre service, à partir d’exemples concrets.

Corrections des exercices

Exercice — Exemple du service RH. Autorisés : reformuler une note de service ; préparer une trame de grille d’entretien. Soumis à validation : faire résumer des CV dans l’outil validé ; ouvrir une FAQ interactive aux salariés. Interdits : saisir un dossier dans un compte personnel ; demander à l’outil de déduire l’état d’esprit d’un salarié. Test : un nouveau collègue doit pouvoir classer une situation sans vous demander.

Annexe — Carnet IA RH, page 21 : mes règles d’usage

Autorisé	Soumis à validation	Interdit

Qui valide : ___ · Comment on signale une erreur : ___

Charte : rédigée ☐ · lien avec le règlement intérieur vérifié ☐ · diffusée ☐ · date de revue ___

CSE : présentation prévue le ___ · bilan prévu le ___

Formation : public ___ · date ___ · trace ☐ · Référents : ___

Ce que devient le temps gagné : ___

Ce chapitre a été rédigé avec l’aide de l’IA, puis relu, amélioré et validé par Acadigit.