Introduction

Trois candidats ont été retenus pour le poste de technicien. Le responsable d’atelier a vu le premier : ils ont parlé d’une panne et de leur région d’origine commune. Yanis a vu le deuxième et s’est concentré sur ses diplômes. Hélène a vu le troisième et lui a surtout demandé pourquoi il voulait changer.

Le soir, personne ne peut comparer les trois. Chacun a une impression, mais pas les mêmes informations.

Une grille d’entretien structurée résout ce problème : les mêmes critères, les mêmes questions, la même façon de noter. Elle rend le recrutement plus équitable et plus facile à expliquer. L’IA aide très bien à la préparer. Elle n’a pas sa place pour apprécier les personnes.

1. Ce que contient une grille

Élément	Exemple pour le technicien
Critère	Diagnostic de panne
Lien avec le poste	Activité principale de la fiche de poste
Question	« Racontez une panne difficile que vous avez résolue. Comment avez-vous procédé ? »
Éléments attendus	Méthode, sécurité, sources consultées, résultat
Échelle	1 à 4, avec une description pour chaque niveau
Notes	Ce que la personne a dit, sans jugement

Cinq ou six critères suffisent. Ils viennent de la fiche et de l’annonce. Ajouter un critère après avoir rencontré les candidats fausse la comparaison.

L’échelle se décrit à l’avance. « Niveau 4 » doit vouloir dire la même chose pour les trois recruteurs : par exemple, « méthode complète, sécurité citée sans relance, résultat vérifié ».

Exemples :

• Bon critère : « respect des consignes de sécurité électrique ».
• Mauvais critère : « bon feeling ».
• Niveau décrit : « Niveau 2 : identifie la panne, sans méthode de vérification. »

2. Préparer la grille avec l’IA

Hélène donne à l’assistant la fiche de poste, sans nom de candidat :

« Voici les missions et les compétences d’un poste de technicien de maintenance. Prépare une grille d’entretien : six critères au plus, tous liés au poste. Pour chacun : une question ouverte sur une expérience passée, une question sur une situation fictive, les éléments attendus et une échelle de 1 à 4 décrite. Aucune question sur la vie privée. Signale les questions qui pourraient poser un problème de discrimination. »

Deux types de questions fonctionnent bien :

• Sur une expérience passée : « Racontez une fois où… »
• Sur une situation : « Une ligne s’arrête à 16 h et la pièce manque. Que faites-vous ? »

Relisez ensuite comme un recruteur. Le responsable d’atelier corrige deux questions trop théoriques et ajoute la vraie panne fréquente de leur ligne, sous une forme générale. L’outil ne la connaissait pas.

Avec l’IA. Demandez trois candidats fictifs aux réponses de qualité différente, puis entraînez-vous à les noter à plusieurs. Si vos notes divergent trop, précisez votre échelle.

Exemples :

• Bonne question : « Comment organisez-vous la maintenance préventive d’une machine ? »
• Trop vague : « Parlez-moi de vous. »
• Trop théorique : une définition, sans lien avec une situation réelle.

3. Écarter ce qui ne se demande pas

L’article L1221-6 du Code du travail est clair : les informations demandées à un candidat ne peuvent servir qu’à apprécier sa capacité à occuper l’emploi ou ses aptitudes professionnelles. Elles doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi ou l’évaluation de ces aptitudes.

La CNIL cite, parmi ce qu’il est interdit en principe de demander : le numéro de sécurité sociale et les coordonnées bancaires (sauf cas particulier), des informations sur la famille, le souhait d’avoir des enfants, les mensurations ou la couleur de cheveux, sauf postes particuliers. Elle évoque aussi les opinions politiques, l’état de santé et l’appartenance syndicale.

Question à écarter	Si le besoin est réel, demandez plutôt
« Avez-vous des enfants ? »	« Le poste comporte une astreinte un week-end sur quatre. Est-ce compatible avec vos contraintes ? »
« Quel âge avez-vous ? »	Rien : l’âge n’est pas un critère
« Êtes-vous en bonne santé ? »	« Le poste comporte [tâche]. Avez-vous besoin d’un aménagement ? »
« D’où venez-vous ? »	Rien : l’origine n’est pas un critère
« Êtes-vous syndiqué ? »	Rien : la question est sans lien avec l’emploi

La conversation libre est un piège. Le responsable d’atelier a parlé de la région d’origine pour mettre à l’aise. Prévoyez des sujets neutres pour l’accueil : le trajet, la visite de l’atelier, le déroulé de l’entretien.

Exemples :

• À écarter : « Vous comptez avoir d’autres enfants ? »
• Autorisé : « Ce poste exige une habilitation. Êtes-vous habilité ? »
• Sujet neutre : présenter le déroulé de l’entretien et ses étapes.

4. Conduire l’entretien et noter

Les mêmes questions, dans le même ordre, pour tous. Vous pouvez relancer pour faire préciser une réponse, sans changer de critère.

Notez ce qui a été dit, pendant ou juste après.

Note à éviter	Note factuelle
« Pas très motivé »	« N’a pas cité d’exemple de panne résolue »
« Sympa, on s’entend bien »	Rien, ce n’est pas un critère
« Stressé »	« A demandé à reprendre la question 3 »

Le candidat peut demander à lire ces notes. La CNIL cite ce cas : un candidat qui demande l’accès à des fiches d’évaluation et à leurs zones de commentaires. Le recruteur devrait alors supprimer ce qui identifie les personnes qui les ont rédigées. Écrivez donc comme si le candidat allait vous lire.

Notez chacun de votre côté avant d’échanger. Sinon, le premier qui parle influence les autres.

Et l’IA pendant l’entretien ? Sa présence demande de la prudence :

• Pas d’analyse du visage, de la voix ou de l’émotion : c’est le sujet du chapitre 2.3.
• Un enregistrement ou une transcription n’est pas anodin : il faut un vrai besoin, une information préalable et un outil validé. La CNIL demande de justifier le besoin d’y recourir et de privilégier les solutions les plus respectueuses de la minimisation.
• La note finale reste celle de vos recruteurs.

Avec l’IA. Après une série d’entretiens fictifs, demandez à un assistant de repérer dans des notes inventées les jugements à reformuler de façon factuelle. Ne lui soumettez pas de vraies notes dans un outil non validé.

Exemples :

• Relance permise : « Quelle a été votre première vérification ? »
• Écart à éviter : poser une question technique à un candidat et pas aux autres.
• Bonne habitude : grille remplie par chacun dans les dix minutes qui suivent.

5. Comparer, sans automatiser

Une fois les grilles remplies, réunissez les recruteurs. Chacun présente ses notes, critère par critère. On discute des écarts, à partir de ce qui a été dit.

Pourquoi ne pas demander à l’IA de comparer les candidats ? Parce que le choix reste une décision à l’égard d’une personne : le chapitre 1.3 la place dans la colonne « Garder ». Que les notes soient saisies dans un assistant ou non, l’appréciation et la responsabilité restent humaines.

Un tableau de synthèse simple suffit : une ligne par critère, une colonne par candidat, les notes et un commentaire factuel. Il sert aussi de trace, comme le montre le chapitre 4.3.

Surveillez deux effets courants :

• L’effet de halo : une bonne impression sur un point contamine les autres.
• L’effet de ressemblance : on préfère ceux qui nous ressemblent, comme la région commune de notre exemple.

La grille ne les supprime pas. Elle les rend visibles, à condition de revenir aux faits.

Exemples :

• Discussion utile : « Tu l’as noté 4 en sécurité : qu’a-t-il dit exactement ? »
• Signal : tous les candidats ont la même note, ce qui révèle une échelle mal décrite.
• Trace : le tableau de synthèse est gardé avec la décision.

Résumé

Une grille d’entretien structurée réunit des critères liés au poste, des questions identiques, des éléments attendus et une échelle décrite à l’avance. L’IA aide à la préparer à partir de la fiche de poste.

Les questions doivent avoir un lien direct et nécessaire avec l’emploi. Famille, âge, santé, origine et appartenance syndicale ne se demandent pas. Attention à la conversation libre.

Posez les mêmes questions à tous, notez des faits comme si le candidat allait vous lire et notez séparément avant d’échanger. L’IA n’apprécie ni le visage ni la voix. Le choix reste une décision humaine.

Questions fréquentes

Une grille empêche-t-elle d’échanger librement ?

Non. Elle garantit une base commune. Vous pouvez relancer et prévoir un temps d’échange, sur des sujets neutres.

Peut-on enregistrer un entretien pour le transcrire ?

Seulement avec un vrai besoin, une information préalable, un outil validé et une durée définie. Dans la plupart des cas, des notes prises à la main suffisent.

Faut-il donner la grille au candidat ?

Ce n’est pas obligatoire au titre de ce chapitre. Présenter le déroulé et les grands critères contribue toutefois à la transparence.

L’IA peut-elle résumer mes notes d’entretien ?

Dans un outil validé et pour un usage encadré, oui, si vous vérifiez le résumé par rapport aux notes d’origine. Ne lui faites pas classer les candidats.

Termes clés

• Entretien structuré : entretien qui suit les mêmes critères et les mêmes questions pour tous les candidats.
• Critère : élément lié au poste, sur lequel on évalue les réponses.
• Échelle d’évaluation : niveaux décrits à l’avance pour noter chaque critère.
• Question comportementale : question sur une expérience vécue.
• Note factuelle : note qui rapporte ce qui a été dit, sans jugement sur la personne.
• Effet de halo : tendance à laisser une impression sur un point influencer le reste.

Références

• Code du travail numérique — Article L1221-6 (consulté le 07/11/2026)
• Code du travail numérique — Article L1132-1 (consulté le 07/11/2026)
• CNIL — Guide Recrutement (30/01/2023, consulté le 07/11/2026)
• CNIL — Recrutement et données personnelles dans les TPE/PME (30/01/2023, consulté le 07/11/2026)

QCM (une seule bonne réponse par question)

Question 1 — Une grille d’entretien structurée sert d’abord à :

1. Remplacer le recruteur
2. Comparer les candidats sur les mêmes critères
3. Raccourcir la fiche de poste

Question 2 — D’où viennent les critères de la grille ?

1. De la fiche de poste et de l’annonce
2. De l’impression laissée par le premier candidat
3. De l’outil, sans contrôle

Question 3 — L’échelle d’évaluation doit être :

1. Différente pour chaque candidat
2. Décidée après l’entretien
3. Décrite à l’avance

Question 4 — Selon L1221-6, une question à un candidat doit :

1. Présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi ou les aptitudes
2. Mettre le candidat à l’aise
3. Être proposée par l’IA

Question 5 — Quelle question est à écarter ?

1. « Comment diagnostiquez-vous une panne ? »
2. « Êtes-vous habilité pour ce poste qui l’exige ? »
3. « Avez-vous des enfants ? »

Question 6 — Quelle note est factuelle ?

1. « Pas très motivé »
2. « N’a pas cité d’exemple de panne résolue »
3. « Sympa »

Question 7 — Pourquoi écrire comme si le candidat allait vous lire ?

1. Il peut demander l’accès à ces notes
2. C’est une obligation de style
3. Pour que l’outil comprenne mieux

Question 8 — Analyser le stress d’un candidat par sa voix pendant l’entretien :

1. Est une bonne pratique
2. Améliore l’équité
3. Est à écarter (chapitre 2.3)

Voir les réponses et les explications

Réponses : 1→2 · 2→1 · 3→3 · 4→1 · 5→3 · 6→2 · 7→1 · 8→3

Explications.

1. La base commune permet de comparer.
2. Ils restent liés au poste réel.
3. « Niveau 4 » doit avoir le même sens pour tous.
4. C’est le texte de l’article.
5. Elle est sans lien avec le poste.
6. Elle rapporte un fait.
7. La CNIL cite ce droit d’accès aux fiches d’évaluation.
8. Selon les lignes directrices de la Commission, cette interdiction vaut aussi pendant le recrutement.

Exercices

Exercice — Corrigez cette grille (3 min) Critères d’un poste d’assistant administratif : « Présentation », « Âge », « Maîtrise du tableur », « Feeling ». Remplacez ce qui doit l’être, puis écrivez une question pour le critère conservé.

Corrections des exercices

Exercice — « Âge » est retiré. « Présentation » et « Feeling » sont remplacés par des critères observables : par exemple « Organisation de son travail » et « Relation avec les interlocuteurs internes ». Question pour le tableur : « Comment suivriez-vous les factures d’un mois dans un tableur ? Montrez-nous sur cet exemple. » Chaque critère se rattache à une activité et permet de noter ce qui a été dit ou fait.

Annexe — Carnet IA RH, page 12 : ma grille d’entretien

Poste : ___ · Recruteurs : ___

Critère	Lien avec le poste	Question	Éléments attendus	Échelle 1 à 4

Sujets neutres pour l’accueil : ___

Avant l’entretien : questions relues ☐ · échelle décrite ☐ · aucune question interdite ☐

Après l’entretien : notes factuelles ☐ · notées séparément ☐ · synthèse faite ☐

Ce chapitre a été rédigé avec l’aide de l’IA, puis relu, amélioré et validé par Acadigit.