Introduction

Trois mois après la formation, chez Dorvanne Rénovation, chacun utilise l’IA à sa façon. Sonia fait ses comptes rendus avec un skill. Maëlle prépare les relances. Thierry s’en sert pour ses devis, avec un compte personnel. Personne ne sait vraiment ce que l’autre fait, ni quelles données passent où.

Thierry réunit l’équipe une heure. Ils écrivent ensemble une page de règles, rangent les skills dans un dossier commun et choisissent trois chantiers à mener sur trois mois. Chacun note le temps passé avant et après.

Ce dernier chapitre vous donne les trois outils pour faire de même.

1. Les règles communes, sur une page

Une page suffit. Elle reprend ce que vous avez vu dans le parcours :

Règle	Rappel
Les outils autorisés	Lesquels, avec quelle offre et quels comptes (chapitre 9.1)
Les données	Vert, orange, rouge : ce qui se donne, ce qui se remplace, ce qui ne sort pas (chapitre 2.1)
La relecture	Rien ne part sans relecture humaine : devis, mails, comptes rendus, publications
Les vérifications	Quantités, calculs, références DTU, dates, mentions (chapitres 3.3 et 4.3)
La sécurité	Double authentification, smartphone verrouillé, changement de RIB vérifié par téléphone (chapitre 2.3)
Les agents	Un agent prépare, il n’envoie ni ne signe rien sans validation
La transparence	Images retouchées ou générées signalées, rien de faux dans la communication (chapitres 2.2 et 8.2)
Le référent	Qui répond aux questions et tient la bibliothèque de skills

Ces règles font partie des mesures que l’AI Act demande aux entreprises utilisatrices pour favoriser la maîtrise de l’IA de leur équipe (article 4, chapitre 2.2). Avec la formation et un référent, elles montrent que l’entreprise a pris le sujet au sérieux.

Avec l’IA. Demandez : « À partir de ce tableau, rédige une page de règles d’usage de l’IA pour une entreprise du bâtiment de 12 personnes, en langage simple, sous forme de liste « on fait / on ne fait pas ». » Relisez-la en équipe et adaptez-la.

Exemples :

• « On ne donne jamais la grille de prix à un assistant » figure en tête de la page.
• Thierry passe sur le compte professionnel de l’entreprise, comme les autres.
• La page est affichée au bureau et envoyée aux nouveaux salariés.

2. La bibliothèque de skills

Au fil du parcours, vous avez récupéré jusqu’à treize skills : descriptif de devis, contrôle de devis, tri des appels d’offres, compte rendu, relances, PV de réception, publications, réponse aux avis… Une bibliothèque bien tenue évite que chacun garde sa version dans son coin.

1. Un dossier commun : un fichier SKILL.md par skill, avec la date de dernière mise à jour.
2. Un responsable : le référent relit chaque nouveau skill avant de l’installer pour l’équipe. On n’installe que des skills de source connue, après les avoir lus.
3. Une adaptation à l’entreprise : vos exemples, votre vocabulaire, vos mentions. Jamais vos prix, vos coefficients ni les coordonnées d’un client dans le fichier du skill.
4. Une revue régulière, par exemple tous les six mois : un skill qu’on n’utilise plus se retire, un skill qui se trompe se corrige.

Dans Claude, une offre d’équipe permet de partager des skills entre les membres. Dans ChatGPT, les skills se gèrent dans l’espace de travail de l’entreprise, quand l’administrateur les a activés. Vérifiez ce que permet votre offre (chapitre 9.1).

Artisan seul. Un dossier sur l’ordinateur, trois ou quatre skills que vous utilisez vraiment et une date de révision notée dans chaque fichier. C’est votre bibliothèque.

Exemples :

• Maëlle range les skills dans un dossier « IA – skills » du serveur commun.
• Le skill de relance est corrigé après un mail jugé trop sec par un client fidèle.
• Le skill de tri des appels d’offres est mis à jour quand l’entreprise obtient une nouvelle qualification.

3. Le plan d’action sur 90 jours

Ne lancez pas tout à la fois. Choisissez trois chantiers, un par mois, là où le temps perdu est le plus grand (votre carte des tâches, chapitre 1.3).

Mois	Chantier	Indicateur
1	Une tâche répétitive et peu risquée : comptes rendus ou relances	Temps passé par semaine, avant et après
2	Une tâche à plus forte valeur : descriptifs de devis ou contrôle des devis	Temps par devis, oublis repérés
3	Une tâche nouvelle : veille des appels d’offres, bilan des chantiers ou communication	Nombre d’opportunités, écarts corrigés, publications

Pour chaque chantier, notez le temps passé avant pendant une semaine. Faites la même mesure un mois après. C’est le meilleur argument pour continuer et pour l’équipe qui doute.

À la fin des 90 jours, faites le point en une heure : ce qui marche se garde, ce qui ne marche pas s’arrête et on choisit les trois chantiers suivants.

Former l’équipe. La formation des salariés d’une entreprise du BTP peut être financée par son opérateur de compétences, Constructys, selon ses critères. Renseignez-vous auprès de lui avant d’inscrire l’équipe.

Avec l’IA. Donnez à l’assistant votre carte des tâches (chapitre 1.3), sans nom ni chiffre sensible. Demandez : « Propose un plan sur 90 jours, trois chantiers, avec pour chacun un indicateur simple et la mesure à faire avant. » Gardez les trois qui vous parlent le plus.

Exemples :

• Mois 1 : les comptes rendus de Sonia passent de trois heures à une heure par semaine.
• Mois 2 : le skill de contrôle repère deux oublis de protection des sols sur dix devis.
• Mois 3 : la veille des appels d’offres retient quatre marchés, dont un remporté.

Résumé

Écrivez les règles communes sur une page : outils autorisés, données, relecture, vérifications, sécurité, agents, transparence, référent. Elles font partie des mesures pour la maîtrise de l’IA demandées par l’AI Act.

Tenez une bibliothèque de skills commune, avec un responsable, des skills relus, adaptés à l’entreprise, sans données sensibles, revus régulièrement.

Avancez par trois chantiers sur 90 jours, avec un indicateur de temps mesuré avant et après. Puis recommencez.

Questions fréquentes

Faut-il une charte IA signée par les salariés ?

Une page de règles claire, connue de tous, suffit dans la plupart des petites entreprises. Si vous voulez l’intégrer au règlement intérieur ou la rendre obligatoire, demandez conseil à votre organisation professionnelle ou à un juriste.

Qui doit être le référent IA ?

La personne la plus à l’aise et la plus rigoureuse, pas forcément le gérant. Elle a besoin d’un peu de temps chaque mois pour tenir la bibliothèque et répondre aux questions.

Et si l’équipe ne veut pas utiliser l’IA ?

Commencez par une tâche que tout le monde trouve pénible et montrez le temps gagné. Le chapitre 1.1 rappelle l’objectif : rendre du temps pour le chantier et les clients, pas remplacer le savoir-faire.

Termes clés

• Règles communes : page qui fixe comment l’entreprise utilise l’IA.
• Référent IA : personne qui répond aux questions et tient la bibliothèque de skills.
• Bibliothèque de skills : ensemble des skills partagés par l’équipe, relus et datés.
• Plan d’action : liste de chantiers à mener, avec un délai et un indicateur.
• Indicateur : mesure simple qui montre si le chantier réussit (temps passé, oublis repérés).
• Maîtrise de l’IA : connaissances et réflexes qui permettent d’utiliser l’IA en connaissant ses risques.

QCM (une seule bonne réponse par question)

Question 1 — Les règles communes d’usage de l’IA doivent tenir :

1. Sur une page claire, connue de toute l’équipe
2. Dans un contrat de cinquante pages
3. Dans la tête du gérant

Question 2 — Dans le fichier d’un skill partagé, on peut mettre :

1. La grille de prix de l’entreprise
2. Des exemples de descriptifs anonymisés et le vocabulaire de l’entreprise
3. Les coordonnées des clients

Question 3 — Avant d’installer un nouveau skill pour l’équipe, le référent :

1. Le relit et vérifie sa source
2. L’installe sans le lire
3. Le publie sur les réseaux sociaux

Question 4 — Pour mesurer le temps gagné, vous :

1. Notez le temps passé avant, puis un mois après
2. Estimez au jugé à la fin de l’année
3. Ne mesurez rien

Question 5 — Un plan d’action réaliste sur 90 jours comporte :

1. Toutes les tâches de l’entreprise en même temps
2. Trois chantiers, un par mois, avec un indicateur chacun
3. Un seul chantier, sans indicateur

Voir les réponses et les explications

Réponses : 1→1 · 2→2 · 3→1 · 4→1 · 5→2

Explications.

1. Une règle qu’on ne connaît pas ne s’applique pas.
2. Prix, coefficients et coordonnées ne vont jamais dans un skill.
3. On n’installe que des skills de source connue, après les avoir lus.
4. Sans mesure avant, pas de comparaison possible.
5. Avancer pas à pas permet de garder ce qui marche.

Exercices

Exercice — Votre plan d’action (5 min) Reprenez votre carte des tâches (carnet, page 3). Choisissez trois chantiers pour les trois prochains mois. Pour chacun, notez l’indicateur et faites, dès cette semaine, la mesure du temps passé avant. Écrivez ensuite les trois premières règles de votre page commune.

Corrections des exercices

Exercice — Un bon plan commence par une tâche répétitive et peu risquée, avec une mesure en heures par semaine. Si votre premier chantier est la tâche la plus délicate (devis d’un gros marché), inversez : commencez par un gain rapide pour convaincre l’équipe.

Annexe — Carnet IA chantier, page 27 : mon plan d’action IA chantier

Mes règles communes (les trois premières) : ___

Mon référent et ma bibliothèque de skills : ___

Mes trois chantiers sur 90 jours

• Mois 1 : ___ · indicateur ___ · mesure avant ___
• Mois 2 : ___ · indicateur ___ · mesure avant ___
• Mois 3 : ___ · indicateur ___ · mesure avant ___

Date du point à 90 jours : ___

Claude (Anthropic), ChatGPT (OpenAI) sont cités à titre d’exemple. Acadigit n’est ni affiliée, ni sponsorisée, ni approuvée par ces sociétés. Ce chapitre a été rédigé avec l’aide de l’IA, puis relu, amélioré et validé par Acadigit.