Introduction

Le tableur de Claire tient depuis un mois. Les étapes sont claires, chaque fiche a sa prochaine action (chapitre 5.2). Mais deux choses coincent. Karim, sur un chantier, ne peut pas noter depuis son téléphone qu’un client veut un rendez-vous. Et chaque demande reçue par le formulaire du site doit être recopiée à la main.

Faut-il changer d’outil ? Et lequel, parmi des dizaines de CRM qui se disent tous « simples » ?

Ce chapitre vous aide à décider en trois temps : savoir si le tableur suffit encore, comparer les outils avec six critères, y compris un CRM que vous construisez vous-même, puis en tester un avant de payer. Vous repartirez avec votre grille de choix remplie.

1. Quand le tableur suffit, quand il ne suffit plus

Un CRM (gestion de la relation client) est un outil qui range vos contacts, vos échanges et vos prochaines actions. Un tableur bien tenu en est déjà un. Changer d’outil ne règle rien si les étapes et les champs ne sont pas posés : commencez par le chapitre 5.2.

Le tableur suffit tant que :

• une ou deux personnes le remplissent ;
• vous suivez quelques dizaines de fiches en cours ;
• la revue de la semaine tient en un quart d’heure ;
• personne n’a besoin de saisir hors du bureau.

Il devient trop petit quand vous voyez au moins deux de ces signaux :

• plusieurs personnes saisissent et se marchent dessus ;
• il faut noter depuis un téléphone, sur le terrain ;
• des demandes du site ou des e-mails sont recopiées à la main ;
• des rappels sont oubliés faute d’alerte ;
• les doublons se multiplient.

Avec l’IA. Décrivez à un assistant d’IA comment vous suivez vos contacts aujourd’hui : qui saisit, combien de fiches, où, à quel rythme. Demandez-lui lesquels de ces signaux vous concernent. La décision reste la vôtre.

Exemples :

• Le tableur suffit : une consultante seule, 25 fiches en cours, revue le lundi matin.
• Il ne suffit plus : Claire et Karim, saisie sur chantier, demandes du site recopiées.
• Faux problème : un tableur sans étapes ni prochaine action. Un nouvel outil n’y changera rien.

2. Les quatre familles d’outils

Famille	Pour qui	Points forts	Limites
Tableur partagé (Google Sheets, Excel)	Une ou deux personnes, peu de fiches	Gratuit ou déjà payé, rien à apprendre	Pas d’alertes, saisie mobile peu pratique, liens à construire soi-même
CRM avec offre gratuite	Petite équipe qui démarre	Pipeline visuel, application mobile, rappels	Nombre d’utilisateurs ou de fiches limité ; fonctions utiles parfois réservées aux offres payantes
CRM payant	Équipe qui vend souvent, plusieurs canaux	Automatisations, liens avec le site et les e-mails, assistance	Prix par utilisateur et par mois, qui s’additionne vite
CRM sur mesure (base de données et application créées avec l’IA, ou par un prestataire)	Entreprise aux besoins particuliers, ou équipe que les licences coûtent trop cher	Tout se règle à votre façon, sans prix par utilisateur	Demande des connaissances ou un prestataire ; sécurité, sauvegardes et mises à jour sont à votre charge (partie 5)

Pour un commerce, regardez d’abord ce que vous avez déjà. Votre logiciel de caisse ou votre logiciel métier contient souvent un fichier clients, avec les achats et parfois les rappels. Marion, opticienne, suit ses clients dans son logiciel d’optique : elle n’a pas besoin d’un CRM en plus. Ce logiciel contient des données de santé (les corrections), soumises à des règles strictes : le chapitre 5.5 y revient.

Avec l’IA. Listez à un assistant d’IA les logiciels que vous payez déjà (caisse, facturation, messagerie, site). Demandez-lui lesquels ont un fichier clients ou un module de suivi. Vérifiez ensuite dans chaque logiciel.

Exemples :

• Tableur partagé : Sophie, consultante seule, suit ses 25 fiches dans Google Sheets.
• CRM gratuit : Claire et Karim, deux utilisateurs, quelques centaines de contacts.
• Logiciel déjà payé : Marion utilise le fichier clients de son logiciel d’optique.

3. Six critères pour comparer

1. Simplicité. Vous savez créer une fiche, la changer d’étape et dater la prochaine action en moins de dix minutes, sans formation. Un outil que personne n’ouvre ne sert à rien.
2. Mobile. Si vous ou votre équipe travaillez hors du bureau, l’application doit permettre de noter un échange en une minute.
3. Liens avec le site et les e-mails. Les demandes du formulaire arrivent seules dans l’outil ; les e-mails échangés se rattachent à la fiche. Le chapitre 5.6 détaille ces liens.
4. Export. Vous pouvez récupérer toutes vos données dans un fichier (souvent au format CSV) si vous changez d’outil. Sans export, vous êtes captif.
5. Données et contrat. L’éditeur de l’outil traite vos données pour votre compte : c’est un sous-traitant. La CNIL rappelle que ce travail doit être encadré par un contrat (page « Travailler avec un sous-traitant », consultée le 22/10/2026). Vérifiez que ce contrat existe (souvent appelé « DPA » ou accord de traitement des données) et demandez où sont hébergées les données. Les règles sur ce que vous notez sont au chapitre 5.5.
6. Coût réel. Prix par utilisateur, multiplié par le nombre d’utilisateurs et par douze mois. Regardez si le prix affiché suppose un paiement annuel, s’il est promotionnel et ce que coûte l’offre au-dessus quand vous en aurez besoin.

Avec l’IA. Donnez à un assistant d’IA ces six critères et deux ou trois outils que vous hésitez à prendre. Demandez-lui un tableau comparatif, puis vérifiez chaque prix et chaque condition sur la page officielle de l’outil : l’IA se trompe souvent sur les tarifs.

Exemples :

• Simplicité : Claire crée une fiche, la passe en « devis envoyé » et date la relance en six minutes.
• Coût réel : 39 € par utilisateur et par mois, à deux, cela fait 936 € par an.
• Contrat : l’accord de traitement des données se trouve dans les conditions de l’outil, avec la liste de ses propres sous-traitants.

4. Quelques outils, à titre d’exemple

Ces outils sont cités comme exemples, sans partenariat ni classement. Les prix sont hors taxes, relevés le 22 octobre 2026 sur les pages officielles ; ils changent souvent : vérifiez-les le jour où vous choisissez.

Outil	Offre gratuite	Première offre payante	À noter
Google Sheets ou Excel	Oui (ou déjà inclus dans votre abonnement)	—	Le point de départ du chapitre 5.1
HubSpot CRM	Oui : 2 utilisateurs, 1 000 contacts	« Dès 15 € par mois et par licence », tarif présenté comme promotionnel	Offres payantes nombreuses, à surveiller quand on grandit
Brevo	Oui : « Sales Free », 1 utilisateur inclus	« Sales Essentials » : 26,08 € par mois avec 1 utilisateur inclus, en paiement annuel	Éditeur français, qui propose aussi l’envoi de newsletters (chapitre 4.3) ; le CRM est un « pack » à part de l’offre e-mailing
Bigin (Zoho)	Oui : 1 utilisateur, 500 fiches, 1 pipeline	Prix en euros non affiché lors de notre relevé	Conçu pour les petites entreprises
Pipedrive	Non ; essai de 14 jours	14 € par utilisateur et par mois, en paiement annuel	Centré sur le pipeline
folk	Essai de 14 jours	22 € par utilisateur et par mois en annuel, 27 € en mensuel	Centré sur les contacts et les relations
noCRM.io	Non ; essai de 15 jours	Prix non affiché lors de notre relevé	Éditeur français ; outil annoncé « développé et hébergé en Europe »

Pour un commerce, le meilleur outil est souvent celui que vous avez déjà : logiciel de caisse ou logiciel métier, à condition qu’il permette de noter l’accord du client et la date du prochain rappel.

Avec l’IA. Demandez à un assistant d’IA trois CRM adaptés à votre métier et à votre taille. Pour chacun, allez vérifier vous-même l’offre gratuite, le prix, l’export et le contrat sur le site officiel.

Exemples :

• Claire, deux utilisateurs, quelques centaines de contacts : une offre gratuite peut suffire.
• Une équipe de cinq qui vend tous les jours : un outil payant, budget calculé sur douze mois.
• Marion : le fichier clients de son logiciel d’optique, sans outil en plus.

5. Créer son propre CRM avec l’IA

Un CRM, au fond, c’est une base de données (vos fiches, vos échanges, vos prochaines actions) et quelques écrans pour la remplir et la lire. Avec un assistant d’IA, il devient possible de construire les deux soi-même, ou de les faire construire sur mesure.

Comment ça se passe. Vous partez de votre fiche « Mon pipeline » (chapitre 5.2) : étapes, champs, listes de choix. L’assistant d’IA vous aide à en tirer les tables de la base, puis le code des écrans : la liste des fiches par étape, la fiche d’un contact, les actions en retard. La base est hébergée chez un service spécialisé, comme Supabase, ou chez un autre fournisseur.

L’exemple de Supabase, relevé le 22 octobre 2026 sur son site :

• offre gratuite : deux projets actifs, 500 Mo de base de données ; un projet gratuit est mis en pause après une semaine sans activité ;
• offre payante à partir de 25 dollars par mois ;
• vous choisissez la région d’hébergement à la création du projet, dont Paris, Francfort, l’Irlande ou Stockholm dans l’Union européenne ;
• l’éditeur publie un contrat de traitement des données (DPA). Il précise lui-même que le choix de la région ne suffit pas à rendre une application conforme au RGPD.

Les avantages. Tout se règle à votre façon : vos étapes, vos champs, vos écrans, vos liens avec le site. Pas de prix par utilisateur. Les données sont dans une base que vous contrôlez et que vous pouvez exporter.

Ce que ça demande. Des connaissances, même avec l’IA : comprendre une base de données, gérer les accès, tester. Surtout, vous devenez responsable de ce qu’un éditeur de CRM fait pour vous : sécurité des accès, sauvegardes, mises à jour, correction des pannes. L’hébergeur de la base reste votre sous-traitant, avec son contrat (partie 3).

Faire construire sur mesure. Un prestataire peut développer l’outil à partir de votre fiche « Mon pipeline ». Avant de signer, demandez :

• à qui appartiennent le code et les données ;
• qui assure la maintenance et à quel prix ;
• ce qui se passe si le prestataire arrête ;
• où sont hébergées les données et avec quel contrat ;
• comment exporter toutes les données.

Notre avis. Pour la plupart des TPE, un tableur ou un CRM gratuit suffit pour démarrer. Le sur-mesure devient intéressant quand votre façon de travailler ne rentre dans aucun outil, ou quand le coût des licences pèse trop lourd pour l’équipe. Commencez par un tableur : il vous apprendra ce dont vous avez vraiment besoin avant de construire.

Avec l’IA. Donnez à un assistant d’IA votre fiche « Mon pipeline ». Demandez-lui de proposer les tables et les champs d’une base de données, puis la liste des écrans nécessaires. N’y mettez aucune donnée réelle tant que les accès et les sauvegardes n’ont pas été vérifiés, par vous ou par un professionnel.

Exemples :

• Sur mesure justifié : un réseau de huit poseurs qui suit des chantiers en plusieurs phases, qu’aucun outil du marché ne gère bien.
• Sur mesure inutile : une consultante seule, 25 fiches, déjà bien servie par son tableur.
• Sous-traitance : cahier des charges = fiche « Mon pipeline » et grille de ce chapitre ; code et données restent à l’entreprise.

6. Tester avant de s’engager

La plupart des outils proposent une offre gratuite ou un essai de deux semaines. Utilisez-le comme un vrai test, pas comme une visite.

1. Paramétrez vos étapes et vos champs du chapitre 5.2, pas ceux proposés par défaut.
2. Saisissez dix fiches en cours, avec leur prochaine action datée.
3. Faites vivre l’outil une semaine : chaque échange noté le jour même, y compris depuis le téléphone.
4. Faites votre revue de la semaine dans l’outil (chapitre 5.4).
5. Testez l’export : récupérez vos dix fiches dans un fichier.
6. Décidez avec la grille : on garde, on essaie un autre outil, ou on reste au tableur.

Si vous changez d’outil, importez votre tableur au lieu de tout ressaisir : la plupart des CRM acceptent un fichier CSV. Nettoyez-le avant : doublons, fiches mortes, colonnes inutiles (chapitre 5.2).

Ce que Claire décide : elle teste une offre gratuite pendant deux semaines avec Karim. Karim note ses visites depuis son téléphone ; les demandes du site arrivent dans l’outil. L’export fonctionne, le contrat est en ligne. Elle garde l’outil et archive le tableur.

Avec l’IA. Demandez à un assistant d’IA de transformer votre grille en une liste de tâches pour la semaine d’essai, jour par jour. Ne lui transmettez pas les coordonnées de vos contacts.

Exemples :

• Test réel : dix fiches saisies, une revue faite, un export réussi.
• Test raté : une heure de visite de l’outil, aucune fiche saisie, décision au hasard.
• Résultat : « On garde, on archive le tableur le 1er décembre. »

Résumé

Un CRM range vos contacts, vos échanges et vos prochaines actions. Un tableur bien tenu en est déjà un. Il suffit tant qu’une ou deux personnes le remplissent, au bureau, avec quelques dizaines de fiches.

Changez d’outil quand plusieurs signaux apparaissent : saisie à plusieurs, besoin de noter sur le terrain, demandes recopiées à la main, rappels oubliés, doublons. Pour un commerce, regardez d’abord le fichier clients de votre logiciel de caisse ou de votre logiciel métier.

Comparez avec six critères : simplicité, mobile, liens avec le site et les e-mails, export, données et contrat, coût réel sur douze mois. L’éditeur d’un CRM est votre sous-traitant : un contrat doit encadrer son travail.

Un CRM sur mesure, créé avec l’IA sur une base de données comme Supabase ou confié à un prestataire, se règle entièrement à votre façon. Il demande des connaissances et vous rend responsable de la sécurité, des sauvegardes et de la maintenance.

Testez avant de payer : vos étapes, dix fiches réelles, une semaine d’usage, une revue et un export. Puis décidez.

Questions fréquentes

Un tableur peut-il servir de CRM ?

Oui, tant qu’une ou deux personnes le remplissent, avec des étapes, des champs et une prochaine action datée. Il devient limité quand il faut saisir à plusieurs, sur le terrain ou recevoir les demandes du site sans les recopier.

Un CRM gratuit suffit-il pour une TPE ?

Souvent, pour démarrer. Vérifiez les limites (nombre d’utilisateurs, de contacts, de pipelines) et ce que coûtera l’offre au-dessus quand vous en aurez besoin.

Combien coûte un CRM pour une petite entreprise ?

De zéro, avec une offre gratuite, à quelques dizaines d’euros par utilisateur et par mois. Calculez le coût réel : prix par utilisateur, multiplié par le nombre d’utilisateurs et par douze mois.

Comment savoir si un CRM respecte le RGPD ?

Vérifiez qu’il propose un contrat de sous-traitance (souvent appelé DPA), demandez où sont hébergées les données et assurez-vous de pouvoir les exporter. Ce que vous y notez reste votre responsabilité (chapitre 5.5).

Peut-on créer son propre CRM avec l’IA ?

Oui. Un assistant d’IA aide à construire une base de données et ses écrans à partir de vos étapes et de vos champs. Il faut toutefois des connaissances, ou un prestataire, ainsi que quelqu’un pour assurer la sécurité, les sauvegardes et la maintenance.

Un commerçant a-t-il besoin d’un CRM ?

Pas toujours. Le logiciel de caisse ou le logiciel métier contient souvent un fichier clients. Il suffit s’il permet de noter l’accord du client et la date du prochain rappel.

Termes clés

• CRM : outil qui range les contacts, les échanges et les prochaines actions ; un tableur bien tenu peut en être un.
• Offre gratuite : version sans frais d’un outil, limitée en utilisateurs, en fiches ou en fonctions.
• Licence : droit d’utilisation pour une personne ; la plupart des CRM se paient par licence et par mois.
• Essai gratuit : accès complet pendant une durée limitée, souvent deux semaines.
• Export : récupération de toutes vos données dans un fichier, pour changer d’outil.
• Sous-traitant : entreprise qui traite des données personnelles pour votre compte, comme l’éditeur de votre CRM.
• Coût réel : prix par utilisateur, multiplié par le nombre d’utilisateurs et par douze mois.
• Base de données : ensemble organisé d’informations (fiches, échanges, actions), stocké sur un serveur et interrogé par une application.
• CRM sur mesure : outil de suivi construit pour une entreprise, par elle-même avec l’IA ou par un prestataire.

Références

• CNIL — Travailler avec un sous-traitant (consulté le 22/10/2026)
• HubSpot — Logiciel CRM gratuit (consulté le 22/10/2026)
• Brevo — Tarifs (consulté le 22/10/2026)
• Bigin — Tarifs (consulté le 22/10/2026)
• Pipedrive — Tarifs (consulté le 22/10/2026)
• folk — Pricing (consulté le 22/10/2026)
• noCRM.io — Tarifs (consulté le 22/10/2026)
• Supabase — Pricing (consulté le 22/10/2026)
• Supabase — Available regions (consulté le 22/10/2026)
• Supabase — GDPR compliance (consulté le 22/10/2026)
• Acadigit — Pourquoi suivre ses prospects et ses clients : du carnet au CRM
• Acadigit — Organiser son pipeline : les étapes, les champs et la prochaine action

QCM (une seule bonne réponse par question)

Question 1 — Un tableur peut-il servir de CRM ?

1. Non, jamais
2. Oui, s’il a des étapes, des champs et une prochaine action datée
3. Seulement pour plus de cent utilisateurs

Question 2 — Lequel de ces signaux montre que le tableur devient trop petit ?

1. Les demandes du site sont recopiées à la main
2. Vous avez dix fiches en cours
3. Vous faites votre revue chaque vendredi

Question 3 — Avant de changer d’outil, il faut d’abord :

1. Acheter l’offre la plus complète
2. Poser ses étapes et ses champs (chapitre 5.2)
3. Supprimer son tableur

Question 4 — Pour un commerce, la première chose à vérifier est :

1. Si le logiciel de caisse ou métier a déjà un fichier clients
2. Le CRM le plus cher du marché
3. Le nombre d’abonnés Instagram

Question 5 — Le critère « export » signifie :

1. Vendre à l’étranger
2. Pouvoir récupérer toutes ses données dans un fichier
3. Imprimer ses fiches

Question 6 — L’éditeur d’un CRM qui stocke vos contacts est :

1. Votre client
2. Votre sous-traitant, avec qui un contrat est nécessaire
3. Sans lien avec le RGPD

Question 7 — Un CRM à 39 € par utilisateur et par mois, pour deux utilisateurs, coûte par an :

1. 39 €
2. 468 €
3. 936 €

Question 8 — Les prix des CRM cités dans un article :

1. Ne changent jamais
2. Se vérifient sur la page officielle le jour du choix
3. Se demandent à une IA sans vérifier

Question 9 — Un bon essai gratuit consiste à :

1. Regarder les menus pendant une heure
2. Saisir dix vraies fiches, les faire vivre une semaine et tester l’export
3. Inviter toute l’entreprise le premier jour

Question 10 — Pour passer du tableur à un CRM :

1. On ressaisit tout à la main
2. On nettoie le tableur puis on l’importe en CSV
3. On repart de zéro

Question 11 — Un CRM sur mesure créé avec l’IA :

1. Ne demande aucune connaissance ni maintenance
2. Se règle à votre façon, mais vous rend responsable de la sécurité, des sauvegardes et des mises à jour
3. Dispense de tout contrat avec l’hébergeur de la base

Voir les réponses et les explications

Réponses : 1→2 · 2→1 · 3→2 · 4→1 · 5→2 · 6→2 · 7→3 · 8→2 · 9→2 · 10→2 · 11→2

Explications.

1. L’outil compte moins que la méthode du chapitre 5.2.
2. Recopier à la main fait perdre du temps et des demandes.
3. Un nouvel outil ne range pas un fichier sans étapes.
4. Le meilleur outil est souvent celui qu’on a déjà.
5. Sans export, on ne peut pas changer d’outil.
6. La CNIL rappelle que ce travail doit être encadré par un contrat.
7. 39 € × 2 utilisateurs × 12 mois = 936 €.
8. Les offres et les prix changent souvent.
9. Seul un usage réel montre si l’outil tient.
10. L’import évite la ressaisie ; le nettoyage évite d’importer les erreurs.
11. Ce que fait un éditeur de CRM devient votre travail ; l’hébergeur reste un sous-traitant.

Exercices

Exercice 1 — Votre diagnostic (10 min) Relisez les cinq signaux de la partie 1. Cochez ceux qui vous concernent et concluez : tableur, CRM gratuit ou CRM payant ?

Exercice 2 — Votre comparaison (20 min) Choisissez deux outils, ou un outil et votre tableur. Notez-les de 1 à 3 sur les six critères, en vérifiant prix et conditions sur les sites officiels. Calculez le coût réel sur douze mois.

Exercice 3 — Votre plan d’essai (15 min) Rédigez votre semaine d’essai : étapes et champs à paramétrer, dix fiches à saisir, jour de la revue, test d’export, date de décision.

Corrections des exercices

Exercice 1 — Exemple fictif de Sophie, consultante indépendante en recrutement. Elle travaille seule, avec une trentaine de fiches en cours, au bureau. Un seul signal : les demandes de son site sont recopiées à la main. Conclusion : le tableur suffit encore ; elle revoit la question si elle embauche.

Exercice 2 — Sophie compare son tableur et un CRM gratuit. Tableur : simplicité 3, mobile 1, liens 1, export 3, contrat 3 (déjà en place avec son fournisseur), coût 0 €. CRM gratuit : simplicité 2, mobile 3, liens 3, export 3, contrat 3, coût 0 € tant qu’elle reste dans les limites. Elle note qu’au-delà des limites, l’offre au-dessus est à chiffrer avant de s’engager.

Exercice 3 — Lundi : paramétrer ses sept étapes et ses dix champs. Mardi : saisir dix fiches, dont Marc et la recommandation de Julie. Du mardi au vendredi : noter chaque échange le jour même. Vendredi : revue de la semaine et export. Lundi suivant : décision. Un essai court, daté, avec de vraies fiches.

Annexe — Grille « Mon choix de CRM »

Mon diagnostic : signaux cochés ___ / 5 · conclusion : tableur · CRM gratuit · CRM payant · CRM sur mesure · logiciel déjà payé

Ma comparaison (de 1 à 3) :

Critère	Outil A : ___	Outil B : ___
Simplicité
Mobile
Liens avec le site et les e-mails
Export
Données et contrat
Coût réel sur douze mois

Mon essai : outil ___ · du ___ au ___ · dix fiches saisies ☐ · revue faite ☐ · export testé ☐

Ma décision : ___ · date ___

Google Sheets (Google LLC), Microsoft Excel (Microsoft Corporation), HubSpot (HubSpot, Inc.), Brevo, Bigin (Zoho Corporation), Pipedrive (Pipedrive OÜ), folk, noCRM.io (Positive Group), Supabase (Supabase Pte. Ltd.) sont cités à titre d’exemple. Acadigit n’est ni affiliée, ni sponsorisée, ni approuvée par ces sociétés. Ce chapitre a été rédigé avec l’aide de l’IA, puis relu, amélioré et validé par Acadigit.