Introduction

Octobre, chez Verdier Architectes. Depuis le passage à l’offre Team, fin septembre, toute l’équipe dispose de Claude et des outils mis au point depuis janvier : projets, skills, connecteurs, extensions. Claire propose un nouvel exercice : décrire, chacun, sa journée type avec Claude.

Le premier constat surprend. Malgré tous ces outils, la messagerie et les documents restent les plus gros consommateurs de temps. Inès y passe la moitié de ses journées. Julien estime à deux heures par jour la lecture et la rédaction de courriels techniques. Sofia lit chaque semaine des dizaines de pages de cahiers des charges.

Ce module « Cas pratiques » change de format. Il ne présente plus de nouvelle fonction : il montre, cas par cas, comment combiner ce que vous avez appris pour gagner du temps sur le travail de tous les jours. Chaque cas suit la même structure : la situation, la méthode, une demande type et ce qu’il faut vérifier.

Cette première page porte sur les courriels et les documents.

1. Trier une boîte de réception

La situation. Une boîte de réception pleine, où l’urgent se cache au milieu du reste.

La méthode. Avec l’extension pour Outlook, en version bêta, Claude trie les messages non lus en trois groupes : ce qui vous demande une action, ce qu’il peut préparer pour vous, ce qui peut être archivé. Avec un connecteur de messagerie, Microsoft 365 ou Google Workspace, vous obtenez un tri comparable dans la conversation. Sans connecteur ni extension, vous pouvez coller une liste d’objets et d’expéditeurs, anonymisée.

La demande type.

Trie mes courriels non lus depuis hier en trois groupes : ce qui me demande une action aujourd’hui, ce que tu peux préparer pour moi, ce qui peut attendre ou être archivé. Pour chaque message du premier groupe, donne l’action attendue et l’échéance en une ligne. Signale à part toute demande de paiement ou de changement de coordonnées bancaires.

À vérifier. Que rien d’important n’est classé en « peut attendre » : les premières semaines, parcourez ce groupe rapidement. Les demandes de paiement se vérifient toujours par un autre canal, comme le rappelle le parcours Cybersécurité.

Essayez avec Claude. Demain matin, faites trier vos messages non lus par Claude avant de les lire. Comparez son tri avec le vôtre et notez les écarts. Au bout d’une semaine, décidez si vous lui faites confiance pour le tri.

Exemples :

• Inès réduit son tri du matin de soixante à vingt minutes depuis juin ; en octobre, elle ne vérifie plus le groupe « peut attendre » qu’une fois par jour.
• Claude signale à Julien un courriel d’un bureau d’études enfoui sous des notifications : une question bloquante sur un chantier.
• Une demande de changement de RIB d’un fournisseur est signalée à part : Inès appelle le fournisseur au numéro habituel.

2. Répondre vite et bien

La situation. Des réponses à rédiger toute la journée : clients, fournisseurs, administrations, collègues.

La méthode. Claude prépare des brouillons que vous relisez et envoyez. L’extension pour Outlook les dépose non envoyés dans la fenêtre de rédaction, dans votre style. Dans la conversation, un projet « Courriers » avec ses consignes et le skill de courrier de l’entreprise donnent un résultat proche du vôtre dès le premier jet.

La demande type.

Prépare une réponse à ce courriel [ou : au dernier courriel de la mairie]. Ce que je veux dire : [deux ou trois idées en vrac]. Ton cordial, huit lignes au plus, vouvoiement. Si une information manque, écris [à compléter].

Le gain vient de la deuxième ligne : vous donnez les idées, Claude met en forme. Écrire « réponds » sans dire quoi produit une réponse creuse.

À vérifier. Les faits, les dates, les montants, les destinataires. Relisez toujours avant d’envoyer : rien ne part sans vous.

Essayez avec Claude. Pour vos cinq prochaines réponses, donnez à Claude vos idées en vrac et faites préparer le brouillon. Mesurez le temps total, relecture comprise. Comparez avec une réponse écrite seul.

Exemples :

• Julien dicte trois idées sur son téléphone en sortant d’un chantier ; Claude en fait une réponse claire au bureau d’études, qu’il relit en une minute.
• Inès répond en dix minutes à six demandes de rendez-vous, grâce aux brouillons préparés pendant le tri.
• Claire corrige un brouillon où Claude avait promis un délai qu’elle ne pouvait pas tenir : elle ajoute à ses consignes « ne jamais promettre de délai ».

3. Résumer un long échange ou un long document

La situation. Un fil de trente courriels avec un maître d’ouvrage, un compte rendu de réunion de quinze pages, un rapport à lire avant demain.

La méthode. Avec l’extension pour Outlook, Claude résume un fil : ce qui est décidé, ce qui reste ouvert, qui doit quoi, avec un renvoi vers chaque message. Pour un document, joignez-le à la conversation ou ouvrez-le avec l’extension pour Word, qui cite les sections concernées.

La demande type.

Résume cet échange en trois parties : ce qui est décidé, ce qui reste ouvert, qui doit faire quoi et pour quand. Cite le message ou la page d’où vient chaque point. Termine par les deux questions que je devrais poser.

À vérifier. Les points qui fondent une décision : ouvrez les messages ou les pages citées. Un résumé peut oublier une nuance ou un revirement de fin d’échange.

Essayez avec Claude. Choisissez le plus long fil de courriels de votre semaine. Faites-le résumer avec la demande type, puis vérifiez trois points en ouvrant les messages cités.

Exemples :

• Sofia fait résumer un fil de trente-deux messages sur un avenant : trois décisions, deux points ouverts, une échéance oubliée de tous.
• Claire lit en cinq minutes le résumé d’un rapport de quarante pages avant une réunion, puis lit en entier les deux chapitres signalés comme importants.
• Julien découvre dans un résumé qu’un revirement du client, au dernier message, annulait une décision précédente.

4. Extraire des informations d’un document

La situation. Un contrat, un cahier des charges, un règlement de consultation dont il faut sortir les dates, les montants, les obligations, les pièces à fournir.

La méthode. Claude lit le document joint et range les informations dans un tableau, avec l’endroit où il les a trouvées. Un tableau se vérifie bien plus vite qu’un texte.

La demande type.

Lis ce document en entier. Extrais dans un tableau toutes les [dates limites / obligations de l’entreprise / pièces à fournir], avec pour chacune l’article ou la page où elle figure. N’invente rien : si une information est ambiguë, signale-la dans une colonne « à vérifier ».

À vérifier. Un échantillon de lignes contre le document. Surtout, ce qui manque : demandez à Claude « Y a-t-il d’autres [dates] que tu n’as pas mises dans le tableau ? », puis parcourez vous-même le sommaire.

Essayez avec Claude. Prenez un contrat ou un cahier des charges récent. Faites extraire toutes les dates limites avec leur article. Vérifiez cinq lignes au hasard et cherchez une date oubliée.

Exemples :

• Sofia extrait d’un cahier des charges de quatre-vingts pages les vingt-trois exigences techniques, avec leur article : elle les vérifie en un quart d’heure.
• Claire fait extraire d’un bail commercial les dates de révision du loyer et de résiliation : une clause de préavis de six mois apparaît en colonne « à vérifier ».
• Inès extrait d’un contrat de maintenance les numéros d’urgence et les délais d’intervention, pour le classeur de l’accueil.

5. Reformuler pour un public

La situation. Un document juste, mais illisible pour son destinataire : une notice trop technique pour un particulier, un courriel trop familier pour une administration, un texte à traduire.

La méthode. Claude reformule en gardant le fond. Précisez le public, le niveau, le ton et la longueur. Le module « La méthode 4D » l’a montré : un exemple de référence vaut mieux qu’une longue explication.

La demande type.

Reformule ce texte pour [un client particulier qui n’a jamais fait construire]. Garde toutes les informations, remplace le vocabulaire technique par des mots simples, ajoute une phrase d’explication quand un terme technique doit rester. Signale-moi tout passage dont tu as dû changer le sens.

La dernière phrase compte : une reformulation peut, sans le vouloir, rendre une phrase moins précise ou en changer le sens.

À vérifier. Que le sens est intact, en particulier pour les engagements, les chiffres et les obligations. Pour une traduction destinée à l’extérieur, faites relire par une personne qui maîtrise la langue si l’enjeu est important.

Essayez avec Claude. Prenez un document technique de votre métier et faites-le reformuler pour un client non spécialiste. Relisez phrase par phrase les passages signalés par Claude.

Exemples :

• Julien fait reformuler la notice d’une extension pour le client : Claude signale qu’il a simplifié une phrase sur l’isolation, que Julien précise à nouveau.
• Inès fait passer un courriel trop familier au ton attendu par la préfecture.
• Claire fait traduire en anglais la présentation de l’agence pour un client britannique, puis la fait relire par une amie bilingue.

6. Construire ses modèles réutilisables

La situation. Les mêmes types de courriels et de documents reviennent chaque semaine.

La méthode. Chaque tâche fréquente mérite un modèle. Trois niveaux, présentés dans les modules précédents :

• une demande type dans votre bibliothèque de demandes, pour commencer ;
• un projet quand la tâche s’accompagne de documents de référence ;
• un skill, quand la méthode est stable et sert partout.

Les modèles Word de l’entreprise restent utiles : l’extension pour Word sait les remplir en respectant leurs styles.

La demande type, pour créer un modèle :

Voici trois [courriers de relance] que j’ai écrits et qui ont bien fonctionné, anonymisés. Rédige une demande type que je pourrai réutiliser pour obtenir des courriers du même style, avec des zones à compléter entre crochets et la liste de ce qu’il faudra toujours vérifier.

À vérifier. Que le modèle produit le bon résultat sur trois cas réels avant de le diffuser à l’équipe.

Essayez avec Claude. Identifiez vos trois types de courriels ou de documents les plus fréquents. Pour chacun, décidez du bon niveau : demande type, projet ou skill. Créez le premier.

Exemples :

• La bibliothèque de l’agence compte douze demandes types en octobre, contre huit en mai.
• Le courrier de réponse aux demandes de devis devient un skill, publié pour toute l’équipe depuis le passage à l’offre Team.
• Sofia fait remplir par l’extension pour Word le modèle de compte rendu de réception de chantier, aux styles de l’agence.

7. Organiser sa journée type

La situation. Des outils nombreux, utilisés au hasard des besoins.

La méthode. Une journée type combine les cas précédents dans un ordre qui fonctionne. Voici celle d’Inès, à adapter :

• 8 h 30 : tri des messages non lus et brouillons pour les demandes simples ;
• 9 h 00 : relecture et envoi des brouillons, appels pour ce qui le demande ;
• 11 h 00 : résumés des fils longs et extraction des informations des documents reçus ;
• 14 h 00 : rédaction des courriers importants avec le skill de l’agence ;
• 17 h 00 : préparation des rendez-vous du lendemain, tâche programmée de la veille relue.

Le principe : regrouper les tâches de même nature, lancer les travaux longs pendant que l’on fait autre chose, relire à heure fixe.

Mesurez. Notez pendant deux semaines le temps passé sur la messagerie et les documents. Les chiffres valent mieux que les impressions, comme l’a montré le projet pilote de la page « Délégation ».

Essayez avec Claude. Décrivez votre journée actuelle à Claude et demandez-lui de proposer une journée type qui regroupe vos tâches de messagerie et de documents. Testez-la une semaine et mesurez le temps passé.

Exemples :

• La journée type d’Inès libère une heure et demie par jour, consacrée à l’accueil et au suivi des dossiers.
• Julien regroupe ses courriels techniques en deux créneaux, à 9 heures et à 16 heures.
• Claire réserve le vendredi après-midi aux résumés de la semaine et à la préparation de la suivante.

Résumé

La messagerie et les documents restent les plus gros consommateurs de temps. Claude aide à trier une boîte de réception en trois groupes, à préparer des brouillons à partir de vos idées, à résumer un long échange ou un long document en citant ses sources, à extraire dates, montants et obligations en tableau, enfin à reformuler pour un public.

Chaque cas suit la même logique : une méthode, une demande type, une vérification. Rien ne part sans relecture ; les demandes de paiement se vérifient par un autre canal ; les extractions se contrôlent par échantillon et par la recherche de ce qui manque.

Les tâches fréquentes deviennent des modèles : demande type, projet ou skill selon leur maturité. Une journée type, mesurée pendant deux semaines, transforme ces outils en routine.

Remplissez « Mes routines courriels et documents » dans l’annexe : c’est la vingtième page de votre carnet d’utilisation.

Questions fréquentes

Claude peut-il répondre à mes courriels à ma place ?

Il peut préparer des brouillons, dans votre style. L’extension pour Outlook ne les envoie jamais elle-même. Vous relisez et vous envoyez : c’est la règle de sécurité la plus simple.

Faut-il une extension ou un connecteur pour travailler sur ses courriels ?

C’est plus confortable, mais pas obligatoire. Vous pouvez coller un courriel ou une liste d’objets dans la conversation, en retirant les données personnelles inutiles.

Les résumés de Claude sont-ils fiables ?

Souvent, mais ils peuvent oublier une nuance ou un revirement. Demandez des citations et vérifiez les points qui fondent une décision dans les messages ou les pages d’origine.

Comment éviter que Claude invente une information dans une extraction ?

Demandez-lui de citer l’article ou la page de chaque information et de signaler ce qui est ambigu. Vérifiez un échantillon et cherchez ce qui manque.

Combien de temps peut-on gagner ?

Cela dépend de votre métier. Mesurez pendant deux semaines le temps passé avant et après : c’est le seul chiffre qui compte pour vous.

Termes clés

• Tri de la messagerie : classement des messages en actions à mener, réponses préparables et messages à archiver.
• Brouillon : réponse préparée par Claude, relue et envoyée par une personne.
• Résumé d’échange : synthèse d’un fil de messages en décisions, points ouverts et responsabilités, avec renvois aux messages.
• Extraction d’informations : relevé structuré, souvent en tableau, d’informations précises tirées d’un document.
• Reformulation : réécriture d’un texte pour un autre public, en gardant le fond.
• Modèle réutilisable : demande type, projet ou skill qui permet de refaire une tâche fréquente avec le même bon résultat.
• Routine : enchaînement régulier de tâches regroupées, à heures fixes, comme une journée type.

Références

• Anthropic — Use Claude for Outlook
• Anthropic — Use Claude for Word
• Anthropic — Microsoft 365 connector
• Anthropic — Use Google Workspace connectors
• Claude Academy — Claude 101 (cours gratuit, en anglais)
• Acadigit — Hameçonnage : repérer les faux messages avant de cliquer

QCM (une seule bonne réponse par question)

Question 1 — En combien de groupes l’extension pour Outlook trie-t-elle les messages non lus ?

1. Trois : ce qui demande une action, ce que Claude peut préparer, ce qui peut être archivé
2. Un seul
3. Dix

Question 2 — Pendant le tri, Claude signale une demande de changement de RIB. Vous :

1. Modifiez le RIB tout de suite
2. Demandez à Claude de répondre au fournisseur
3. Vérifiez par un autre canal, en appelant au numéro habituel

Question 3 — Pour obtenir un bon brouillon de réponse, il faut surtout :

1. Écrire seulement « réponds »
2. Donner à Claude les idées que vous voulez exprimer
3. Demander une réponse très longue

Question 4 — L’extension pour Outlook peut-elle envoyer les brouillons seule ?

1. Oui, toujours
2. Non : vous relisez et envoyez vous-même
3. Oui, le soir

Question 5 — Un résumé de fil de courriels doit idéalement :

1. Citer le message d’où vient chaque point
2. Tenir en un mot
3. Supprimer les messages résumés

Question 6 — Pour extraire les dates limites d’un contrat, le format le plus facile à vérifier est :

1. Un poème
2. Un long paragraphe
3. Un tableau avec l’article de chaque date

Question 7 — Après une extraction, que faut-il chercher en plus de vérifier un échantillon ?

1. Ce qui pourrait manquer dans le tableau
2. Le nom du modèle utilisé
3. Rien d’autre

Question 8 — Pourquoi demander à Claude de signaler les passages dont il a changé le sens en reformulant ?

1. Pour allonger la réponse
2. Parce qu’une reformulation peut rendre une phrase moins précise ou en changer le sens
3. Parce que c’est obligatoire

Question 9 — Une tâche fréquente dont la méthode est stable et sert partout devient de préférence :

1. Un brouillon
2. Un courriel
3. Un skill

Question 10 — Le principe d’une journée type, c’est :

1. Tout faire au fil de l’eau
2. Regrouper les tâches de même nature, lancer les travaux longs et relire à heure fixe
3. Supprimer la relecture

Voir les réponses et les explications

Réponses : 1→1 · 2→3 · 3→2 · 4→2 · 5→1 · 6→3 · 7→1 · 8→2 · 9→3 · 10→2

Explications.

1. L’extension pour Outlook trie les non-lus en trois groupes d’action.
2. Toute demande de paiement ou de changement de coordonnées bancaires se vérifie par un autre canal.
3. Claude met en forme vos idées ; sans idées, la réponse est creuse.
4. L’extension prépare des brouillons non envoyés ; l’envoi reste humain.
5. Les citations permettent de vérifier chaque point du résumé.
6. Un tableau avec la source de chaque ligne se contrôle vite.
7. Les oublis sont le risque principal d’une extraction : on les cherche activement.
8. Une reformulation peut affaiblir un engagement ou changer un chiffre : on vérifie les passages signalés.
9. Une méthode stable et transversale gagne à devenir un skill.
10. Regrouper, lancer et relire à heure fixe transforme les outils en routine.

Exercices

Exercice 1 — Tester le tri pendant une semaine (15 min au total) Chaque matin, faites trier vos non-lus par Claude avant de les lire. Notez les écarts avec votre propre tri. En fin de semaine, décidez de votre niveau de confiance.

Exercice 2 — Extraire et vérifier (15 min) Prenez un contrat ou un cahier des charges. Faites extraire toutes les obligations de votre entreprise en tableau, avec l’article. Vérifiez cinq lignes et cherchez une obligation oubliée.

Exercice 3 — Dessiner votre journée type (10 min) Dans l’annexe, construisez votre journée type avec les cas de cette page. Fixez une mesure du temps passé pendant deux semaines.

Corrections des exercices

Exercice 1 — Exemple de Julien : cinq jours, trois écarts (un courriel de client classé « peut attendre » alors qu’il demandait un rendez-vous, deux notifications classées « action » à tort). Décision : confiance pour le tri, lecture rapide du groupe « peut attendre » chaque midi. Une semaine d’essai suffit à fixer son niveau de confiance.

Exercice 2 — Exemple de Sofia : dix-neuf obligations extraites d’un cahier des charges ; cinq lignes vérifiées, toutes justes ; une obligation oubliée trouvée dans une annexe que Claude n’avait pas lue, parce qu’elle était dans un fichier séparé. Les oublis viennent souvent de documents non fournis : vérifiez que tout a été joint.

Exercice 3 — Exemple d’Inès : journée du chapitre 7 ; mesure sur deux semaines : 4 heures par jour de messagerie et de documents avant, 2 h 30 après. La mesure transforme une impression en décision.

Annexe — Mes routines courriels et documents

Vingtième page de votre carnet d’utilisation de Claude.

Mes cas.

Cas	Outil utilisé (extension, connecteur, conversation)	Ma demande type	Ce que je vérifie toujours
Tri de la messagerie
Réponses
Résumés
Extractions
Reformulations

Ma journée type.

Heure	Tâche	Outil

Ma mesure (deux semaines).

Temps quotidien avant	Temps quotidien après	Ce que je fais du temps gagné